Как управлять задачами в MindManager
Опубликовано : 28-11-2009 | В категории : Советы и трюки
Приветствую размещение статьи на вашем ресурсе со ссылкой на этот блог
15
Прежде всего хочу предупредить, что управление задачами (Task management) работает только с версии MindManager 8.
Что это такое вообще? Предположим, вы планируете какую-то серию действий (что называется проектом) и хотите как-то отслеживать ее во времени и по степени выполнения. То есть вы определяете задачи и выстраиваете план по датам, по количеству времени, отводимому на выполнение каждой задачи, по их последовательности, и хотите видеть и контролировать, как все это продвигается.
В MindManager 8 есть для этого две главных фишки – маркеры выполнения задачи, которые процентуют ее выполнение. И даты, которые можно установить на топики. Давайте посмотрим, как это делается.
Наш проект в этом примере – создание сайта. И мы имеем такие задачи:
Давайте первым делом разметим его по датам и по продолжительности. Начало однозначно – нужно поставить дату старта проекта. На самом первом топике – “Определить цели”. Затем нужно либо поставить дату окончания этой задачи, либо просто поставить количество отводимого времени на нее. Это делается в панели задач Task Info. Я выбрал топик и поставил дату старта на 8 декабря и продолжительность 2 дня. Дата окончания мне не нужна. Да и позже она автоматически высчитается.
А вот теперь и начинается самое интересное. Давайте на второй топик поставим сколько времени мы собираемся разрабатывать структуру сайта. Никаких дат. Скажем, я отвожу на эту задачу 5 дней. Щелкаю на топике и в панели Task Info ставлю Duration в 5 дней. На топике появится табличка 5 day(s). Даты нет. Теперь моя задача – сделать так, чтобы дни просчитались сами. Для этого здесь же есть функция Roll up Task Info here (Сделать Сводку Задач здесь). То есть на каком-то топике. На каком? Так на любом родительском. Либо на Создание сайта. Либо на самом центральном. Выбираем Центральный топик (Сайт) и щелкаем на Roll up Task Info here. Что мы увидим?
Мы увидим, что появилась дата окончания на нашем первом топике, и появились какие-то даты на втором. Также какая-то сводка по датам на родительских топиках. Сегодня 28.11, и MindManager подумал, что второй топик идет после первого, там два дня какая-то задача, значит следующую надо начать через два дня, то есть 30.11. Хм…, надо бы сделать так, чтобы он правильно подумал, а не наугад. Вторая задача должна начаться после окончания первой. Как это сделать? Делается это с помощью связи топиков через линии отношений (Relationship). Выбираем Relationship (из меню Home, или из Insert, или из контекстного меню топика), и щелкаем сначала на первом топике, затем на втором – обязательно в порядке выполнения задач!!
Во-о-от, теперь уже картинка прояснилась. MindManager понял, что дата начала второй задачи должна быть сразу же после окончания первой. И просчитал все даты уже как надо. В сводках (бледные таблички под родителями) уже нормально просчитанные итоги.
А что это за флажки на стрелке связи? Что они означают? Это дополнительные варианты для последовательности выполнения задач. Есть всего четыре варианта.
- Начать вторую задачу после окончания первой. Finish to Start
- Начать вторую задачу одновременно с первой. Start to Start
- Первая задача может быть начата только после окончания второй. Start to Finish
- Задачи должны завершиться одновременно. Finish to Finish
Так что вы можете дополнительно указать MindManager, в какой последовательности контролировать задачи. Делается это в той же панели Task Info — в пункте Dependency between tasks (Зависимость между задачами). При этом должна быть выбрана нужная стрелка связи.
И таким образом вы не только можете быстро составить график, указывая лишь сколько дней отводится на ту или иную задачу, но и — что очень даже облегчает работу впоследствии – корректировать даты (или продолжительность), не беспокоясь обо всех датах. Скорректируете один топик (ну вот опаздываю я с этой задачей…) – MindManager тут же подправит остальные.
Только тут есть один нюансик. После того, как измените в каком-нибудь топике длительность или сроки – обязательно встаньте на отчетный топик, и выключите Roll up, а потом снова включите. И лучше даже еще раз тут же выключить и включить (а у вас машина всегда с первого раза заводится? 🙂 ). Т.е. обновить калькуляцию-отчетность.
Кроме всего этого, распознаются срочные (авральные) и просроченные задачи. Такие задачи помечаются – цвет вы можете выбрать сами все в той же панели. Срочные задачи это at-risk, а просроченные – past-due. Авральная – это когда подходит срок ее окончания, и есть риск, что она не уложится в срок. А как это MindManager определит этот риск? А для этого и существует отслеживание задач по их проценту выполнения.
Если я поставлю на топики разные маркеры выполнения задач – MindManager в отчетных топиках будет автоматически высчитывать процент общего выполнения:
Кроме этого отчета, процент выполнения задачи еще учитывается для определения авральных задач. Если, скажем, завтра срок окончания задачи, а она выполнена только на 50 процентов – топик пометится как авральный. А если она выполнена на 90%, он как авральный не пометится. Я точно не знаю алгоритма просчета авральности – но он зависит также от продолжительности задачи. То есть, если задача рассчитана на 20 дней, и остается 3 дня до ее выполнения, а процент выполнения – 50, караул – топик авральный. А если она рассчитана на 5 дней, и остается 3 дня, и процент – 50, то все еще тип-топ, топик не будет авральным.
В результате карта с просроченной задачей (розовенькая) и с авральной (желтоватая) может выглядеть так (учтите, сегодня у меня 28.11):
И еще одно замечание – в подсчете дней MindManager пользуется рабочим календарем. То есть если задача длится 11 дней и начинается 1 декабря, то ее срок окончания будет вовсе не 12 декабря. А 16-го. Потому что суббота и воскресенье – выходные. Рабочий календарь определяется для всех карт – в настройках (MindManager Options). А в панели задач Task Info вы также можете подправить рабочий календарь – тогда он будет именно для этой карты (проекта). Все схвачено!
Вот так работает функция Управления Задачами в MindManager. Полезнейшая вещь для тех, кто управляет своим временем и своими проектами – особенно, если они большие!
Для удобства – стрелок (линий отношений) при большом проекте накапливается жуть как много. И, конечно же, они начинают раздражать. А нужны они в основном MindManager’у. Поэтому, когда я полностью размечу проект, я просто их “прячу”. А когда нужно, снова могу увидеть. Делается это через меню View >> Show/Hide >> и выбираете то, что хотите спрятать, а что хотите показывать.
Удачи!
P.S. Можете также посмотреть переведенный кусок из справки MindManager здесь.
- подробная статистика
При использовании «Roll Up» топиков есть минус — нельзя длительность задать в часах. 🙁
Имейте ввиду.
«Эт точно», как говорил товарищ Сухов. Только, думаю, задавать Roll up при такой срочной работе, когда дело завершается в несколько часов, просто никто и не будет… Поэтому это чисто теоретический минус.
ИМХО Просто у меня есть список задач где у одной задачи длительность 25 дней (максимум), а у другой — 2 часа (минимум). Ну проект такой. 🙂
А еще для диаграммы Ганта я пользуюсь JCVGantt Pro 3. 🙂
Уважаю! И согласен, изредка это может быть необходимо. Я с диаграммами Ганта в MindManager еще не работал, но раньше работал с замечательной программой «Arquimedes» — это та же самая диаграмма Ганта с распланировкой работ. Принцип ведь такой, как в арифметике — нельзя складывать 5 коров с 4 яблоками. Номинал должен быть один — либо дни, либо часы. Недели легко переводятся в дни, а часы нет. Думаю, выход очевиден — эту «критическую» 2-часовую работу запланировать в 1 день и как то пометить на ней, что выполняется в такие-то часы, если это очень принципиально. Согласны?
Ну выходов может быть и больше… 🙂
ЦитироватьНапример, 2 часа = 0,25 дня (8 часового).
Ваше выделения целого дня, для меня не подойдет, т.к. в остальное время (6 часов раб. дня) также ведется другая задача.
Но на то нам и мозг чтобы преодолевать трудности. 🙂
Мой первый пост был навеян моим воспоминаниями как долго я не мог понять почему у меня на ставиться длительность в часах, пока help не прочитал — хотел отгородить других.
Maind map не удобны в качестве управления задач, по многим параметрам. Это признают сами разработчики, поэтому для этих целей развивают программу maindsystem amode.
Дан, так критиковать легко, но неправильно. Нужно, как минимум — 1). по каким параметрам (хотя бы 5-6, если их «много»), 2). какие разработчики? я что-то не встречал — можно ссылку? 3). конечно же, есть много систем управления задачами, даже ОЧЕНЬ много, и mindsystem amode — одна из них, не первая и не последняя. И, конечно же, развивают ее не потому, что mind map неудобны. А потому что «все течет, все развивается» и «нет предела совершенству».
С уважением, Сергей Росс.
Если я не ошибаюсь эта программа от разработчиков самого mindmamager.
http://www.mindsystems.com.au/products/amode/index.php
Конечно, amode не уникальна, это проджект менеджер адаптированный под персонального пользователя. Достоинство программы в том, что авторы, как и в случае с маинд менеджером, пытаются максимально адаптировать процессы планирования к нашему мышлению и восприятию. В маид мэп очень сложно планировать. На примере того же построения сайта, где может быть сотни задач, многие из них изо дня в день повторяющиеся и требуют конкретного времени планирования , в течении рабочего дня.Е сли все это и разместить с большим трудом на карте, то наглядность и контроль исчезает. Когда я окунаюсь в работу по выполнению задач, я не хочу выискивать на карте, которая напоминает куст крыжовника, то что мне нужно сделать сегодня, я хочу открыть график дня и увидеть все задачи и время на их выполнение. Конечно, можно пользоваться надстройками графика ганта или экспортом в оутлук или мс проджект, но в этом есть свои неудобства.
Ага, знаю эту компанию — ссылался на нее в статье «Какой MindManager скачать». Это не разработчики MindManager, эта компания разрабатывает надстройки для ММ и программ, подобных ему (SmartDraw, PersonalBrain и т.п.). Хорошие надстройки. А amode — это некая комбинация ММ с другими управленческими программами. Но так даже нечестно сравнивать. Поскольку ММ это не узко-специализированная программа именно для управления проектами. В этом плане его мощь и удобство очень увеличиваются даже не Гантом и Outlook (+ MS Project и пр.), а другими спецнадстройками для него. Одна из самых мощных — ResultManager, созданный именно для ММ на основе метода GTD (но не замкнутый на нем). В MindManager есть как бы 2 мира — один это mindmapping, а другой — управленческий, который может очень сильно отойти от представления системы задач и проектов от вида «куста крыжовника». Прелесть в том, что эти два мира замечательно комбинируются. Видимо поэтому MindManager на сегодня остается по ВСЕОБЩЕМУ признанию самой мощной системой ВИЗУАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ. С большим пока отрывом от своих конкурентов. И употребляется он с этой целью на СОТНЯХ ТЫСЯЧ предприятий. Самого разного масштаба. От одиночек до конторы Билл Гейтса, секретариата президента, крупнейшей авиационной компанией, институтом-лидером биомолекулярных технологий, etc, etc…
Попробовал ResultManager, очень классная надстройка, эффективно решает вопросы управления задачами и применение GTD понравилось. Как раз то, что нужно, жаль цена высокая и ломаных версий на просторах инета нет(
Да… Хорошие инструмента для бизнеса и стоят хорошо. Предполагается, что они должны очень быстро себя окупить 🙂
Забавный комментарий написал к посту «Какой MindManager скачать» некий John England из компании Mindsystems:
Сразу же можно подумать, что разработчики Amode с украины это ребята из Одессы, которые сделали замечательный продукт ConceptDraw. Но на всем сайте Mindsystems нет ни единого упоминания ни о ConceptDraw, ни о CS Odessa. Интереееесно.
Здравствуйте Сергей. Я понимаю что пост написан 3 года назад. Но вот скажите, у меня версия ММ10, делаю все как вы описали, но при изменении даты на первом топике на втором дата остается без изменения, т.е. автоматически не меняется. Подскажите в чем может быть причина? Или так и должно быть?
Спасибо
Дмитрий, в статье немножко неявно про линии связи (Relationships). Пересчет дат работает когда топики не просто связаны через Relatioships, а через Relationships с зависимостями. Проще всего — выбрать два (или сразу несколько) топика, и кликнуть в панели Task Info на Dependency between tasks (= Зависимости между задачами). Ну или можно связать два топика линией, а потом выбрать эту линию (или сразу несколько линий), и кликнуть на Dependency between tasks. То есть нужно обязательно установить зависимости между топиками, а не просто линии связей.
Сергей спасибо, теперь работает.
Но заметил что работает только в одну строну. Когда смещаем сроки вперед, а вот если скажем возвращаем обратно на старую дату, то уже не пересчитывает обратно на зависимом топике. Это так задумано или есть еще хитрость? И не понял про лини, где их брать?