Как управлять задачами в MindManager

Опубликовано : 28-11-2009 | В категории : Советы и трюки
Приветствую размещение статьи на вашем ресурсе со ссылкой на этот блог

15

Прежде всего хочу предупредить, что управление задачами (Task management) работает только с версии MindManager 8.

Что это такое вообще? Предположим, вы планируете какую-то серию действий (что называется проектом) и хотите как-то отслеживать ее во времени и по степени выполнения. То есть вы определяете задачи и выстраиваете план по датам, по количеству времени, отводимому на выполнение каждой задачи, по их последовательности, и хотите видеть и контролировать, как все это продвигается.

В MindManager 8 есть для этого две главных фишки – маркеры выполнения задачи, которые процентуют ее выполнение. И даты, которые можно установить на топики. Давайте посмотрим, как это делается.

Наш проект в этом примере – создание сайта. И мы имеем такие задачи:

Ментальная карта MindManager


Управление задачамиДавайте первым делом разметим его по датам и по продолжительности. Начало однозначно – нужно поставить дату старта проекта. На самом первом топике – “Определить цели”. Затем нужно либо поставить дату окончания этой задачи, либо просто поставить количество отводимого времени на нее. Это делается в панели задач Task Info. Я выбрал топик и поставил дату старта на 8 декабря и продолжительность 2 дня. Дата окончания мне не нужна. Да и позже она автоматически высчитается.

А вот теперь и начинается самое интересное. Давайте на второй топик поставим сколько времени мы собираемся разрабатывать структуру сайта. Никаких дат. Скажем, я отвожу на эту задачу 5 дней. Щелкаю на топике и в панели Task Info ставлю Duration в 5 дней. На топике появится табличка 5 day(s). Даты нет. Теперь моя задача – сделать так, чтобы дни просчитались сами. Для этого здесь же есть функция Roll up Task Info here (Сделать Сводку Задач здесь). То есть на каком-то топике. На каком? Так на любом родительском. Либо на Создание сайта. Либо на самом центральном. Выбираем Центральный топик (Сайт) и щелкаем на Roll up Task Info here. Что мы увидим?

step Мы увидим, что появилась дата окончания на нашем первом топике, и появились какие-то даты на втором. Также какая-то сводка по датам на родительских топиках. Сегодня 28.11, и MindManager подумал, что второй топик идет после первого, там два дня какая-то задача, значит следующую надо начать через два дня, то есть 30.11. Хм…, надо бы сделать так, чтобы он правильно подумал, а не наугад. Вторая задача должна начаться после окончания первой. Как это сделать? Делается это с помощью связи топиков через линии отношений (Relationship). Выбираем Relationship (из меню Home, или из Insert, или из контекстного меню топика), и щелкаем сначала на первом топике, затем на втором – обязательно в порядке выполнения задач!!

step3

Во-о-от, теперь уже картинка прояснилась. MindManager понял, что дата начала второй задачи должна быть сразу же после окончания первой. И просчитал все даты уже как надо. В сводках (бледные таблички под родителями) уже нормально просчитанные итоги.

А что это за флажки на стрелке связи? Что они означают? Это дополнительные варианты для последовательности выполнения задач. Есть всего четыре варианта.

  1. Начать вторую задачу после окончания первой. Finish to Start
  2. Начать вторую задачу одновременно с первой. Start to Start
  3. Первая задача может быть начата только после окончания второй. Start to Finish
  4. Задачи должны завершиться одновременно. Finish to Finish

Так что вы можете дополнительно указать MindManager, в какой последовательности контролировать задачи. Делается это в той же панели Task Info — в пункте Dependency between tasks (Зависимость между задачами). При этом должна быть выбрана нужная стрелка связи.

И таким образом вы не только можете быстро составить график, указывая лишь сколько дней отводится на ту или иную задачу, но и — что очень даже облегчает работу впоследствии – корректировать даты (или продолжительность), не беспокоясь обо всех датах. Скорректируете один топик (ну вот опаздываю я с этой задачей…) – MindManager тут же подправит остальные.

Только тут есть один нюансик. После того, как измените в каком-нибудь топике длительность или сроки – обязательно встаньте на отчетный топик, и выключите Roll up, а потом снова включите. И лучше даже еще раз тут же выключить и включить (а у вас машина всегда с первого раза заводится? 🙂 ). Т.е. обновить калькуляцию-отчетность.

Кроме всего этого, распознаются срочные (авральные) и просроченные задачи. Такие задачи помечаются – цвет вы можете выбрать сами все в той же панели. Срочные задачи это at-risk, а просроченные – past-due. Авральная – это когда подходит срок ее окончания, и есть риск, что она не уложится в срок. А как это MindManager определит этот риск? А для этого и существует отслеживание задач по их проценту выполнения.

Если я поставлю на топики разные маркеры выполнения задач – MindManager в отчетных топиках будет автоматически высчитывать процент общего выполнения:

step4

Кроме этого отчета, процент выполнения задачи еще учитывается для определения авральных задач. Если, скажем, завтра срок окончания задачи, а она выполнена только на 50 процентов – топик пометится как авральный. А если она выполнена на 90%, он как авральный не пометится. Я точно не знаю алгоритма просчета авральности – но он зависит также от продолжительности задачи. То есть, если задача рассчитана на 20 дней, и остается 3 дня до ее выполнения, а процент выполнения – 50, караул – топик авральный. А если она рассчитана на 5 дней, и остается 3 дня, и процент – 50, то все еще тип-топ, топик не будет авральным.

В результате карта с просроченной задачей (розовенькая) и с авральной (желтоватая) может выглядеть так (учтите, сегодня у меня 28.11):

MindManager - управление задачами

И еще одно замечание – в подсчете дней MindManager пользуется рабочим календарем. То есть если задача длится 11 дней и начинается 1 декабря, то ее срок окончания будет вовсе не 12 декабря. А 16-го. Потому что суббота и воскресенье – выходные. Рабочий календарь определяется для всех карт – в настройках (MindManager Options). А в панели задач Task Info вы также можете подправить рабочий календарь – тогда он будет именно для этой карты (проекта). Все схвачено!

Вот так работает функция Управления Задачами в MindManager. Полезнейшая вещь для тех, кто управляет своим временем и своими проектами – особенно, если они большие!

Для удобства – стрелок (линий отношений) при большом проекте накапливается жуть как много. И, конечно же, они начинают раздражать. А нужны они в основном MindManager’у. Поэтому, когда я полностью размечу проект, я просто их “прячу”. А когда нужно, снова могу увидеть. Делается это через меню View >> Show/Hide >> и выбираете то, что хотите спрятать, а что хотите показывать.

Удачи!

P.S. Можете также посмотреть переведенный кусок из справки MindManager здесь.

Share
Хотите получать новые статьи сразу на свой почтовый адрес?  

Комментарии (15)

При использовании «Roll Up» топиков есть минус — нельзя длительность задать в часах. 🙁
Имейте ввиду.

Цитировать

«Эт точно», как говорил товарищ Сухов. Только, думаю, задавать Roll up при такой срочной работе, когда дело завершается в несколько часов, просто никто и не будет… Поэтому это чисто теоретический минус.

Цитировать

ИМХО Просто у меня есть список задач где у одной задачи длительность 25 дней (максимум), а у другой — 2 часа (минимум). Ну проект такой. 🙂
А еще для диаграммы Ганта я пользуюсь JCVGantt Pro 3. 🙂

Цитировать

Уважаю! И согласен, изредка это может быть необходимо. Я с диаграммами Ганта в MindManager еще не работал, но раньше работал с замечательной программой «Arquimedes» — это та же самая диаграмма Ганта с распланировкой работ. Принцип ведь такой, как в арифметике — нельзя складывать 5 коров с 4 яблоками. Номинал должен быть один — либо дни, либо часы. Недели легко переводятся в дни, а часы нет. Думаю, выход очевиден — эту «критическую» 2-часовую работу запланировать в 1 день и как то пометить на ней, что выполняется в такие-то часы, если это очень принципиально. Согласны?

Цитировать

Ну выходов может быть и больше… 🙂
Например, 2 часа = 0,25 дня (8 часового).
Ваше выделения целого дня, для меня не подойдет, т.к. в остальное время (6 часов раб. дня) также ведется другая задача.
Но на то нам и мозг чтобы преодолевать трудности. 🙂
Мой первый пост был навеян моим воспоминаниями как долго я не мог понять почему у меня на ставиться длительность в часах, пока help не прочитал — хотел отгородить других.

Цитировать

Maind map не удобны в качестве управления задач, по многим параметрам. Это признают сами разработчики, поэтому для этих целей развивают программу maindsystem amode.

Цитировать

Дан, так критиковать легко, но неправильно. Нужно, как минимум — 1). по каким параметрам (хотя бы 5-6, если их «много»), 2). какие разработчики? я что-то не встречал — можно ссылку? 3). конечно же, есть много систем управления задачами, даже ОЧЕНЬ много, и mindsystem amode — одна из них, не первая и не последняя. И, конечно же, развивают ее не потому, что mind map неудобны. А потому что «все течет, все развивается» и «нет предела совершенству».
С уважением, Сергей Росс.

Цитировать

Если я не ошибаюсь эта программа от разработчиков самого mindmamager.
http://www.mindsystems.com.au/products/amode/index.php
Конечно, amode не уникальна, это проджект менеджер адаптированный под персонального пользователя. Достоинство программы в том, что авторы, как и в случае с маинд менеджером, пытаются максимально адаптировать процессы планирования к нашему мышлению и восприятию. В маид мэп очень сложно планировать. На примере того же построения сайта, где может быть сотни задач, многие из них изо дня в день повторяющиеся и требуют конкретного времени планирования , в течении рабочего дня.Е сли все это и разместить с большим трудом на карте, то наглядность и контроль исчезает. Когда я окунаюсь в работу по выполнению задач, я не хочу выискивать на карте, которая напоминает куст крыжовника, то что мне нужно сделать сегодня, я хочу открыть график дня и увидеть все задачи и время на их выполнение. Конечно, можно пользоваться надстройками графика ганта или экспортом в оутлук или мс проджект, но в этом есть свои неудобства.

Цитировать

Ага, знаю эту компанию — ссылался на нее в статье «Какой MindManager скачать». Это не разработчики MindManager, эта компания разрабатывает надстройки для ММ и программ, подобных ему (SmartDraw, PersonalBrain и т.п.). Хорошие надстройки. А amode — это некая комбинация ММ с другими управленческими программами. Но так даже нечестно сравнивать. Поскольку ММ это не узко-специализированная программа именно для управления проектами. В этом плане его мощь и удобство очень увеличиваются даже не Гантом и Outlook (+ MS Project и пр.), а другими спецнадстройками для него. Одна из самых мощных — ResultManager, созданный именно для ММ на основе метода GTD (но не замкнутый на нем). В MindManager есть как бы 2 мира — один это mindmapping, а другой — управленческий, который может очень сильно отойти от представления системы задач и проектов от вида «куста крыжовника». Прелесть в том, что эти два мира замечательно комбинируются. Видимо поэтому MindManager на сегодня остается по ВСЕОБЩЕМУ признанию самой мощной системой ВИЗУАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ. С большим пока отрывом от своих конкурентов. И употребляется он с этой целью на СОТНЯХ ТЫСЯЧ предприятий. Самого разного масштаба. От одиночек до конторы Билл Гейтса, секретариата президента, крупнейшей авиационной компанией, институтом-лидером биомолекулярных технологий, etc, etc…

Цитировать

Попробовал ResultManager, очень классная надстройка, эффективно решает вопросы управления задачами и применение GTD понравилось. Как раз то, что нужно, жаль цена высокая и ломаных версий на просторах инета нет(

Цитировать

Да… Хорошие инструмента для бизнеса и стоят хорошо. Предполагается, что они должны очень быстро себя окупить 🙂

Цитировать

Забавный комментарий написал к посту «Какой MindManager скачать» некий John England из компании Mindsystems:

Мы для вашего соединения к месту Mindsystems. Однако если вы хотите реальный регулировать информации пожалуйста, то попробуйте наш собственный продукт (написанный на украине!!) с поддержкой русского языка. Имя « Mindsystems Amode»

Сразу же можно подумать, что разработчики Amode с украины это ребята из Одессы, которые сделали замечательный продукт ConceptDraw. Но на всем сайте Mindsystems нет ни единого упоминания ни о ConceptDraw, ни о CS Odessa. Интереееесно.

Цитировать

Здравствуйте Сергей. Я понимаю что пост написан 3 года назад. Но вот скажите, у меня версия ММ10, делаю все как вы описали, но при изменении даты на первом топике на втором дата остается без изменения, т.е. автоматически не меняется. Подскажите в чем может быть причина? Или так и должно быть?
Спасибо

Цитировать

Дмитрий, в статье немножко неявно про линии связи (Relationships). Пересчет дат работает когда топики не просто связаны через Relatioships, а через Relationships с зависимостями. Проще всего — выбрать два (или сразу несколько) топика, и кликнуть в панели Task Info на Dependency between tasks (= Зависимости между задачами). Ну или можно связать два топика линией, а потом выбрать эту линию (или сразу несколько линий), и кликнуть на Dependency between tasks. То есть нужно обязательно установить зависимости между топиками, а не просто линии связей.

Цитировать

Сергей спасибо, теперь работает.
Но заметил что работает только в одну строну. Когда смещаем сроки вперед, а вот если скажем возвращаем обратно на старую дату, то уже не пересчитывает обратно на зависимом топике. Это так задумано или есть еще хитрость? И не понял про лини, где их брать?

Цитировать

Напишите комментарий