Эффективность в работе и MindManager

Опубликовано : 01-10-2009 | В категории : MindManager, Новости
Приветствую размещение статьи на вашем ресурсе со ссылкой на этот блог

0

Полгода назад американский MindJet опубликовал довольно интересный документ-исследование – о том, как MindManager помогает сэкономить немало денег, нервов и времени в работе различных фирм и организаций. Эти исследования затронули не только американские компании, но также и европейские. Всего было опрошено 1800 человек, и на основе этого опроса выведены некоторые весьма интересные цифры.

Я не стал переводить целиком это исследование, лишь самое интересное.

Достижение успеха в информационной экономике

Сейчас, как никогда ранее, конкурентоспособность определяется способностью трансформировать идеи и концепции в реальные ценности — через инновации, стратегию и развитие сферы услуг.
Все чаще люди сталкиваются с растущим информационным кризисом. Когда бизнес движется со скоростью света, это настоящая проблема — все держать под контролем и в одном месте.
Рост обязанностей, постоянно растущее количество электронной почты и вложений в нее, телефонных звонков, мгновенных и голосовых сообщений — человек близок к панике — как все это организовать и не упустить важное?? Как все это просеять, и с помощью чего?

Этот документ показывает, как конкретные люди и организации могут увеличить свою производительность по крайней мере на 3-5 часов в неделю при использовании MindManager Pro 7. Как эта программа (мировой лидер среди подобных программ) помогает управлять информацией, улучшает сотрудничество и коммуникацию, увеличивает эффективность встреч (совещаний, конференций…) и способствует успеху проектов.

Вы увидите, как можно трансформировать мысли и данные в четкое понимание задач, идеи в действия, и проблемы в возможности.

Данные и заключения в этом экономическом обосновании основаны на более чем 1 800 ответах и на результатах специальной программы по измерению продуктивности при использовании MindManager.

Информационная Парадигма.

За прошлое десятилетие количество информации, которой люди управляют ежедневно, стало подавляющий. Мы достигли состояния “Информационной Перегрузки,” термин, введенный в 1970 Альвином Тоффлером в его книге «Шок Будущего».

В бешено увеличивающемся информационном потоке все труднее найти нужное содержание среди огромной кучи шелухи.

Люди просто не в состоянии справиться с этим потоком, они все чаще депресуют и стресуют. По данным Организации Gallup, потеря производительности от работников под стрессом стоит Соединенным Штатам более чем $300 миллиардов долларов ежегодно.

Плюс еще проблема со все более распространяющимся способом организации распределенных рабочих мест — работники сейчас не сидят все в одной конторе, часть находится в офисах, другая часть работает на дому, третья часть распылена по всему миру. Как их объединить и скоординировать, как скоординировать проект, который выполняют несколько людей или команд, находящихся в разных местах?

Предполагается, что программное обеспечение помогает решать такие проблемы, а не усиливать их. Информация сейчас легко доступна, проблема не в доступе к ней, а в ее смысловой обработке.
В недавней статье Wall Street Journal было показано, что служащие тратят впустую в среднем 40% их рабочего времени. Не потому что они не умны, а потому что им никогда не преподавали организационные навыки, чтобы справиться с увеличивающимися рабочими нагрузками и требованиями.

Вот для того, чтобы «победить» подобные проблемы, MindJet и соорудил свое программное обеспечение, которое помогает людям работать более умно, думать творчески и экономить время, визуально захватывая, организовывая и выражая мысли и информацию.
Программа MindManager повышает качество стратегического мышления, ускоряет планирование проекта, увеличивает производительность и улучшает коммуникацию между людьми и командами.
MindManager позволяет людям работать умнее и быстрее, улучшая не только отдельные результаты, но также и командную продуктивность.

Результат — более эффективные работники, принимающие больше обоснованных решений, приводящих к оптимальным результатам.

Остальная часть этого документа покажет вам, как люди экономят по крайней мере три — пять часов в неделю, если они используют MindManager для того, чтобы:

• Управлять информационной перегрузкой
• Развивать эффективные коммуникации
• Преобразовывать встречи в эффективные рабочие сессии
• Планировать и успешно продвигать проекты

Управлять информационной перегрузкой

Информационная Проблема

На компании всех форм и размеров воздействует информационная перегрузка.

Карта ума Инфопроблемы

В результате люди вынуждены решать и работать с неправильной или недостающей информацией, или они тратят кучу времени, собирая и обрабатывая информацию.
Результат — более низкая производительность, меньше понимания сути дела, проблемы на всех уровнях планирования и выполнения.

Ankush Chopra, доктор философии, объясняет, как это воздействует на его исследование. “Информацию слишком долго искать, и даже когда она собрана, я не уверен, что я собрал все, в чем я нуждался,” заявляет Chopra. “Наверное, самая большая проблема — то, что связи между различными кусками информациями были не всегда ясны в моем уме. Короче говоря, я испытывал недостаток в целостном представлении. И фрагментированная информация означала, что я пропускал важное.”
Оценки IDC предполагают, что организация с 1 000 служащими тратит впустую по крайней мере 2,5 миллиона долларов ежегодно, будучи не в состоянии найти существующую информацию, ища устаревшую информацию, или работая с информацией, которая является устаревшей и плохо разработанной. Альтернативные издержки составляют еще больше, превышая 15 миллионов долларов ежегодно.

Получите Контроль над Информацией

Карта ума MindManager Если Вы походите на типичного работника, Вы ежедневно тонете в новых электронных письмах, мгновенных и голосовых сообщениях, телефонных звонках, не говоря уже об обширном контексте проекта, с которым Вы должны бороться.
Mindjet MindManager предлагает уникальное решение, которое не только позволяет Вам получить беспрецедентный контроль над информацией, но также улучшается ясность Ваших мыслей.
MindManager позволяет Вам захватить, организовать, и разделить информацию из множества отдельных источников. Через визуальное представление информации, объединенным с возможностью фильтрации, Вы видите все в контексте, принимаете лучшие решения и увеличиваете Вашу производительность.

Люди и команды могут создавать динамические панели управления MindManager, которые контролируют и управляют информацией, связанной со всеми Вашими инициативами и проектами.

аментальная карта панель управления
Это пример моей маленькой панели управления…

Результаты

Цена необнаруженной информации может быть огромной. Люди, использующие MindManager, нашли способ сражаться с растущими информационными перегрузками, используя деловые карты, чтобы организовать их проекты и нужную информацию. Панели управления MindManager позволяют Вам быстро захватить информация отовсюду, организовать ее, и поделитесь этим с другими.
Экономия на многих уровнях. Во-первых, MindManager позволяет Вам быстро искать или фильтровать Ваши панели, чтобы найти информацию в течение секунд. Вы задаете, как много информации показывается в любой момент, помогая Вам сосредоточиться на информации, которая имеет важное значение. Визуальная работа также имеет свои преимущества.
Участники команды быстро схватывают то, что действительно важно и ожидается от них, а документация может быть организована таким способом, который позволяет людям быстро пробуриться к важным разделам вместо того, чтобы пахать через ненужные документы.
Глобальные исследования производительности MindJet выявили, что в среднем более шести с половиной часов в неделю тратятся на действия, связанные с управлением информацией:

info4 Часов в Неделю на Управление Информацией & Анализ

Объединение почты & документов в один интерфейс
Захват идей & концепций с деловых конференций или встреч
Исследование & организация информации для сложных проектов
Перенос информации из одного приложения в другие, переформатирование в презентацию

Результаты: Потенциальная экономия с использованием MindManager, чтобы захватить, организовать & поделиться информацией — 39.6 %

Профессор образования Майкл Раффини добавляет, “поскольку мы живем в основанном на информации обществе, количество содержания, доступное для любой данной области, является подавляющим. Создание визуальных представлений такой сложной, взаимосвязанной информации намного облегчает ее организацию и понимание. Вы помещаете все в карту, и внезапно Вы можете видеть, как все части совмещаются. Это имеет огромное значение.”

Развивать эффективные коммуникации

Неясные Коммуникации

Учитывая постоянно увеличивающееся количество информации с «человеческим лицом», для людей необходимо найти более эффективные методы общаться и сотрудничать друг с другом.
Коммуникация — способность выразить себя эффективно, когда мы пишем и говорим — признана жизненно необходимым деловым навыком. Знание, без способности сообщить его, почти бесполезно.
Когда мы общаемся, мы представляем себя нашей аудитории. Поэтому чрезвычайно важно, чтобы наши коммуникативные способности не подвели нас.

Общие проблемы коммуникации включают:

• Слишком много содержания, которое хоронит сообщение
• Нехватка контекста
• Неточные сообщения
• Нехватка структуры; недостаточная поддержка
• Бедное использование языка
• Устаревшая информация сообщения

Как Развить Привлекающие Коммуникации

Способ, которым люди учатся и запоминают, имеет прямое отношение к тому, как наши чувства работают. Очень высокая пропорция нашего сенсорного изучения — визуальна. Если наши цели в коммуникации — передать значение, понимание и запоминание, тогда использование деловой картографии является очень важным. Ментальные карты MindManager — ключ к пониманию организации и структуры сложной информации. Они — модели мыслей и данных, представляющие информацию в ее взаимосвязях.
Акт создания карты может быть ключевой стадией в понимании. Создавая связи, Вы можете ассимилировать, связывать и сохранять новую информацию более эффективно, чем при использовании линейного текста.
Mind mapping относится ко всем думающим личностям, независимо от их стиля мышления или познавательных способностях.

Использование визуальных символов позволяет представить много визуальной информации на карте очень эффективным… космически-эффективным способом.
Общаясь с помощью ментальных карт, возможно быстро:

• Идентифицировать цель
• Соорудить контекст
• Определить требуемые действия
• Настроить сообщения
• Быстро найти нужную информацию
• Делать дополнительные заметки

“Самый большой актив менеджера,” объясняет Говард Кэмерер, Главный Операционный директор Allied Telesis, “это его или её способность проанализировать и связать процессы, понятия и идеи – и понять идеи других людей более быстро. Это то, что MindManager помогает мне делать.”

Результаты

Как говорит пословица — картинка стоит тысячи слов, и способность MindManager создавать визуальные карты позволяет людям общаться быстрее и эффективнее.
Глобальное исследование производительности MindJet выявило, что в среднем почти шесть часов в неделю тратятся на на коммуникации и действия, связанные с сотрудничеством.

info5 Часов в Неделю на Коммуникации & Сотрудничество

Построение длинных презентаций PowerPoint, диаграмм или документов
Сотрудничество с другими, чтобы написать документы & презентации
Обзор организационных процессов, процедуры и другие действия по улучшению их эффективности
Коммуникационные процессы или изменения в области проекта

Результаты: Потенциальная экономия, используя MindManager, чтобы захватить, организовать & поделиться информацией — 36.7 %

“В результате использования MindManager на каждой стадии работы с клиентами мы увидели,  что наши цикл продаж уменьшился значительно — иногда до лишь нескольких дней,” говорит Сту Шмидт, вице-президент профессиональных услуг в WebEx, “Это означает, что мы заключили больше сделок, и переместили больше сделок в текущую четверть.”

В дополнение ко времени, которое Вы сэкономите при использовании MindManager, он также поможет Вам:

• Улучшить структуру своих коммуникаций, облегчая нахождение информации
• Яснее сформулировать свои задачи
• Большее воздействие и уверенность через презентацию
• Поставлять материалы, которые легче читать, более сжатые, интересные и незабываемые

Делать встречи эффективными

Безумие Встреч

Кто в бизнесе сегодня не жаловался на встречи? Их слишком много, они являются слишком длинными, непроизводительными, и часто скучны. Что мы часто не в состоянии учесть — это стоимость встреч. Они часто проводятся по неправильным причинам, людьми, которые не знают, как провести их. Часто цели утеряны, приглашены неправильные люди, и если все же решения принимаются, они, вероятно, не будут полезны или точны.
Встречи — способ общаться с нашими служащими, сотрудничать с нашими коллегами, и усиливать отношения в наших командах. Но если мы признаем их истинную ценность, мы можем начать применять более эффективные методы, чтобы получить лучшие результаты от них.

Путь к Эффективным Встречам

MindManager может использоваться для планирования встречи, ее организации, и для ее проведения. Результат — динамическая панель управления, чтобы запланировать, организовать, захватить информацию и разослать действия и решения. Панели управления встречами, которые могут отследить результаты встречи или всего ряда встреч, могут быть включены в полный проект, обеспечивая доступ к информации и решениям всей проектной команде.

карта ума "совещание"

ЗАПЛАНИРУЙТЕ ВАШУ ВСТРЕЧУ

Самые эффективные встречи происходят, когда все участники приезжают подготовленными. Начните с визуального захвата, организации и коммуникации встречи, вводной информации, заметок, решений и всего, относящегося к встрече — в единственное визуальное представление встречи. В то время как организатор считается ответственным за координирование и организацию, участники ответственны за рассмотрение соответствующих материалов встречи, и за прибытие на встречу подготовленными.

С MindJet MindManager, организаторы встречи могут быстро:

• Создать и разослать повестки встречи
• Организовать связанные документы и файлы для участников встречи
• Запланировать и организовать материально-техническую часть встречи

ОРГАНИЗУЙТЕ ВСТРЕЧИ

MindManager может использоваться, чтобы облегчить все типы встреч, от сессий мозгового штурма, до формальных презентаций, или регулярных деловых встреч. Организаторы могут максимизировать производительность с MindManager:

• Форматируя информации графически таким образом, чтобы ключевые понятия и идеи были легко поняты
• Обеспечивая способность перемещать, группировать, связывать и категоризировать похожие идеи вместе
• Преобразовывая деловые вопросы в запланированные задачи
• Гарантируя соблюдение отведенного времени для конкретной темы
• Уменьшая время на касающиеся темы

Организаторы могут переключаться между мозговым штурмом, презентацией, схемой и режимами карты, основанных на целях встречи. Есть также таймер встречи, который помогает помощникам следить за временем и ходом встречи, и сохранять ее правильное направление.

Организаторы проектируют карты на стене или через веб-конференции, чтобы представить темы для обсуждения, захвата идей участников, расположить по приоритетам задачи, и назначить последующие деловые вопросы. Участники встречи видят свои идеи, захваченные в реальном времени, и знают, что их слышат. Когда они видят идеи своего коллеги, они начинают развивать свои собственные новые идеи. Таким образом, все участвуют.
Как только идеи захвачены, помощники могут переместить, сгруппировать, связать, и категоризировать подобные идеи вместе, чтобы приступить к конкретизации планов. В результате участники видят, как появляются решения в самом процессе встречи.

А ДАЛЬШЕ…

К настоящему времени, легко видеть, как MindManager дает организаторам встречи возможность поместить одну или больше встреч в пределах одной карты. И в конце Ваших встреч, единственное, что требуется от помощника — упаковать и разослать карту всем участникам и заинтересованным лицам.
Для тех, кто не имеет лицензионной копии MindManager, карты могут быть предложены в виде «только для чтения» с помощью бесплатного Просмотрщика карт MindManager, который может быть загружен здесь (ссылка).
Если требуется печатный экземпляр, карты ума MindManager могут быть напечатаны как любой другой документ. Дополнительно, пользователи имеют возможность экспортировать карты как изображения, веб-страницы, PDF, документ Word или файлы PowerPoint.

Интеграция MindManager с MSOffice

Результаты

MindManager позволяет организаторам, помощникам и участникам максимизировать свою производительность до, в течение и после встречи, позволяя им визуально захватить, организовать, и распространять информацию эффективным способом.

Согласно 1 800 ответам на глобальный обзор производительности MindJet, люди тратят около 9 часов в неделю на связанные со встречей действия.

info8 Часов в Неделю на на Действия для Встреч

Подготовка к встречам
Посещение встреч
Рассмотрение списка заметок & действий

Мозговой штурм
Подведение итогов деловых вопросов со встреч

Результаты: Потенциальная экономия, используя MindManager, чтобы захватить, организовать & поделиться информацией — 38.4 %

Клиенты Mindjet оценили в некоторых случаях, что время работы по встречам было уменьшено на 40 — 60 процентов. Тодд Бекер, Ученый Штата в Genencor International, объясняет: “главная выгода — экономия времени. Мы теперь обычно управляем встречами, проектируя карту MindManager на стене, затем используя ее, чтобы захватить начало встречи способом, которым все могут видеть. Вы соединяете людей на короткий срок, захватываете их идеи и информацию, определяете деловые вопросы и цели, и все оставляют встречу с ясным пониманием того, что было достигнуто – вместо того, чтобы иметь необходимость встретиться снова, чтобы убедиться в том, что Вы поняли это правильно. Это замечательно — быть способным пройти от ввода информации к достижению соглашения, и все в единственной встрече.”

Компания Дугласа Стюарта, ведущего дистрибьютора и маркетолога образовательных продуктов, вычислила, что MindManager уменьшает время, нужное для создания послевстречных отчетов, на 30 процентов.

Достичь совершенства в проектах

Проблема Проектов

Менеджеры проектов борются с горами информации. По ходу проекта они отслеживают, организуют и общаются по всем направлениям — от финансов и графиков до сценариев риска, человеческими ресурсами и развитием проекта. Часто, эта информация накапливается в бешеном темпе, затрудняя применение лучших методов, оптимизирующих проектное планирование, затраты и качество.
Сильные инструменты управления проектом могут помочь управлять всей этой информацией. И по ходу проекта, когда Вы должны визуализировать информацию, или общаться и сотрудничать с Вашей командой, MindManager играет существенную роль.
Ментальные карты MindManager могут представить сложную проектную информацию в организованном, легком для понимания визуальном формате. Во время всех проектных фаз он может помочь Вам ухватить связи, определить препятствия и пути, таким образом Вы можете быстро выбрать лучший способ действия. Кроме того — информация, захваченная в MindManager, может перемещаться легко в- и из других проектных инструментов (включая Microsoft Project, документы Word, таблицы Excel, и презентации PowerPoint), которые лучше подходят другим аудитории или целям.

НАЧИНАТЬ ПРОЕКТЫ

MindManager — прекрасное решение для движения команд через этот процесс. Он позволяет командам обсудить и документировать все, перемещать данные от карты к карте, включать таблицы и данные в карты, и быстро принимать решения.

ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОЕКТОВ

Как только проект был одобрен, пришло время начинать планировать всерьез.
MindManager поможет Вашей команде:

• Определить позиции областей
• Создать Рабочую Структуру (WBS), которая может быть экспортирована в Microsoft Project
• Создать планы риск-менеджмента и изменений
• Создать диаграмму организации проекта
• Соединить проектные планы

ВЫПОЛНЕНИЕ И КОНТРОЛЬ ЗА ПРОЕКТАМИ

Как только проектные планы закончены и одобрены, проекты двигаются параллельными курсами выполнения проекта и контроля за ним.
Отклонения от плана требуют корректирующего действия, и изменяющиеся требования должны систематически одобряться. Как только изменения одобрены, проектная база должна быть
обновлена и изменена, и изменения должны быть сообщены проектной команде.

В дополнение к отслеживанию и обновлению задач, проектные команды могут делать много шагов, чтобы улучшить контроль проекта. Один из самых эффективных путей состоит в том, чтобы создать Портал Проекта, используя MindManager. Карта Портала Проекта позволяет участникам команды быстро определять местонахождение проектных данных из единственного пункта доступа, отслеживать статус, и идти к цели равномерно.

Закрытие проекта

Проект не закончен, пока команда не завершит полный заключительный процесс. В то время, как конечный проект может уже быть в руках Вашего клиента, есть незаконченное дело сбора ключевых уроков и сохранения проектных данных для будущей справки.
Лучший способ собрать уроки проекта состоит в том, чтобы использовать MindManager. Вы можете сгруппировать комментарии вместе, обсудить, как усовершенствовать идею, и записать результат для будущей справки. Добавьте эту карту к своему проектному архиву для будущих проектов.
Сборка архива проекта проста с MindManager. Ваш портал проекта вероятно уже содержит
бОльшую часть информации, которую Вы хотите сохранить, включая планы, графики, отчеты о статусе и проектные метки. Чтобы создать эффективный архив, Вы можете использовать функцию MindManager’а Pack and Go, чтобы заархивировать все эти документы в один легкодоступный архив.

Результаты

Если Вы ищете то, как нужно управлять информацией, развивать коммуникации и проводить встречи по проектам, легко видеть много путей, которыми MindManager способствует успеху. NPR менеджер проектов Роберт Холт использует MindManager, чтобы сэкономить 25 % его времени. “Когда я использую его специально для управления проектами, он экономит мне кучу времени. ”

Результаты Глобального обзора производительности MindJet показывают, что работники тратят более 10 часов в неделю на связанные с проектом действия.

info9 Часов в Неделю на Проект & Связанные с ним Действия

Развитие & приоритизация целей
Поиск проектной информации

Написание документов & презентаций
Продвижение документов проекта
Анализ проблем & их воздействия
Обновление Вашего менеджера
Приоритизация проблем & следующих действий

Результаты: Потенциальная экономия, используя MindManager, чтобы захватить, организовать & поделиться информацией — 34.8 %

Грег Келлер, VP Управления Продуктом в Embarcadero Technologies, использует MindManager, чтобы организовать его проектную информацию: “Есть много приложений и инструментов управления проектами, которые дают Вам иерархическое представление информации,” говорит он. “Но то, что Вы теряете с этими инструментами — способность видеть целостную картину — или только часть картины за один раз. MindManager позволяет нам видеть то и другое, и это — реальная выгода.”

Заключение

Организации должны заново продумать фактически каждый аспект своего информационного управления и коммуникационной стратегии — не только количественно, но и по самой сути. В нашей основанной на информации экономике наиболее важные аспекты организации переходят от природных ресурсов и рабочей силы, к знаниям и коммуникациям. Корпоративное знание и способность сообщить это знание становятся основными стандартными блоками для того, чтобы развивать организацию.
Хорошо разработанная, всесторонняя, точная информация — ясное стратегическое преимущество для компаний, которые в состоянии захватить, получить доступ, и усилить их информационные активы, чтобы принять меры по их решениям.
Организации, которые не могут усилить их интеллектуальные активы, будут в стратегическом неудобстве.
Проблема развертывающейся информации становится более важной, поскольку фирмы понимают ценность информации как ключ к стратегическому преимуществу.

На основании Глобального обзора производительности 1 800 работников, мы идентифицировали ключевые области, где информационная перегрузка воздействует на работу.

(Глобально) В среднем Часов В Неделю

info10


p
p
p
Управление Встречами
Управление Информацией
Развитие Коммуникаций
Управление Проектами & Задачами

(Америка) В среднем Часов В Неделю

info11


p
p
p
Управление Встречами
Управление Информацией
Развитие Коммуникаций
Управление Проектами & Задачами

Вот такая статистика. Так что, мелкие, средние и крупные бизнесмены – не задумываясь долго, покупайте MindManager, осваивайте его и применяйте на полную катушку…

Share
Хотите получать новые статьи сразу на свой почтовый адрес?  

Напишите комментарий