/ Эту статью прислал читатель блога Виктор Ткачук. Статья публикуется без изменений. /

Технология достижения целей с помощью ММ

Суть технологии заключается в том, чтобы обеспечить непрерывное поступательное движение по пути реализации целей. Реализовать ее на практике достаточно трудно без применения компьютерных технологий. Наиболее известные программы либо достаточно сложны для индивидуального применения, либо недостаточно гибки: необходимо изменить свой стиль работы, чтобы приспособиться к ним, что не всегда возможно и желательно.

ММ обладает необходимыми инструментами для создания удобного, на мой взгляд, инструмента управления реализацией целей. Самые полезные —  это возможность задать приоритет для топика (представляющего задачу или дело) в удобном виде , указать процент выполнения задачи с помощью иконок прогресса , назначить ее дату начала и/или окончания в виде , установить продолжительность , автоматически рассчитать процент выполнение задачи в зависимости от процента готовности подчиненных задач, снабжать задачи/дела текстовыми маркерами, например, с именем проекта , добавлять примечания (комментарии) .

Другое полезное свойство карт ММ в том, что они могут связывать в сеть разнообразные данные, создавая единое пространство для целей, проектов, задач, дел и любой вспомогательной информации, необходимой для их выполнения или отражающей ход реализации.

Все эти свойства — это основа для создания хорошей системы управления реализацией проекта – вся информация по всем проектам и делам на одной карте и любой ее элемент доступен с одного щелчка мышкой. Имея такую систему, можно снизить уровень беспокойства по поводу того, что, что-то упущено, забыто и т.д. В любой момент вы открываете карту управления, и перед вашим взором все проекты, все планы их реализации, вся наглядная картина исполнения.

Для реализации системы управления на базе ММ мной была разработана структура данных. Она не претендует на звание единственной и непревзойденной – она лишь отражает мой личный способ реализации целей и приводится здесь для примера, а не в качестве образца.

Описание структуры данных

Основная карта, с которой я работаю в течение всего дня, это карта управления проектами.

(Перевод: “Постоянно спрашивай себя: то, над чем я именно сейчас работаю – самая ли важная задача, которой я мог бы заняться?”)

Справа – топик проектов «Списки» и топик «Домашние дела». Слева — топик дел текущего дня.

На этой карте собрана вся информация, необходимая для управления процессом реализации целей.

В топике «Списки» помещаю проекты. В них планирую дела и задачи, ведущие к достижению целей. Каждый проект относится к конкретной цели.

Он представляет собой иерархию задач и дел. Задача – это то, что необходимо сделать, но еще не ясно — как и когда. А дело – это конкретная работа, которую можно выполнить непосредственно, без подготовки. Трудно провести четкую грань между задачей и делом. Так, например, написание статьи по конкретной теме может быть и задачей, и делом. Все зависит от того, есть ли у вас все необходимое, чтобы сразу приступить к ее написанию. Если есть — это дело, а если нет, то это задача.

Иногда бывает неясно, как выполнить ту или иную задачу, так как нет необходимых данных, чтобы спланировать самый быстрый путь выполнения. Для меня удобно уточнять план раз в неделю, по мере появления подходящих условий и информации.

Кроме задач и дел, в топики проектов я заношу информационные топики — топики, содержащие мысли по данной задаче для памяти. Все топики могут иметь связь с другими картами, компьютерными документами, адресами в интернете.

На рисунке ниже приведен пример содержания одного из проектов.

Слева проект – «Строительство сайта». Топики 1 и 4 – информационные. Топики 2 и 3 – крупные задачи. Задача 2 уже выполнена () – схема сайта спроектирована. Задача «Создание сайта» находится в реализации (). Аналогичную структуру имеют остальные проекты.

Для примера раскрою топик задачи «Создание сайта».

Мне кажется, что структура проекта с входящими в него задачами и делами достаточно понятна.

Список регулярных дел («Периодические дела») отличается от структуры обычного проекта. В нем нет задач, а только конкретные дела.

Его назначение  – напомнить о делах, которые надо выполнять ежедневно (*), в определенные дни недели (Воскресенье) или в определенные числа месяца (8-го,15-го).

Особое место отведено топику «Домашние дела». В нем собираются все дела, которые напрямую не относятся к реализации конкретных целей, но которые необходимо выполнять.

Описание технологии управления реализацией

Как только цель определена, для нее в топике «Списки» создаю топик проекта. Обычно, сразу выполняю предварительное планирование задач и дел, которые ясны на начальном этапе. Назначаю приоритеты дел/задач к исполнению. Обычно для проектов, не требующих срочной реализации, ставлю приоритет от 2,3,4,5 в зависимости от срочности проекта. Если проект должен начинаться сразу, то обязательно хотя бы одно из дел нового проекта должно иметь приоритет 1. Первый приоритет означает, что начинать работу надо на этой неделе: это дело или задача автоматически будут включаться в список текущих дел.

Подготовка списка дел дня.

Каждое утро (так мне удобнее) я запускаю макрос, который просматривает все топики и собирает в список текущих дел все задачи и дела с приоритетом 1, либо с датой начала в текущий день, независимо от наличия или отсутствия приоритета 1. Сортирует список так, чтобы самые просроченные дела были вверху. Каждому делу присваивается текстовый маркер с названием проекта, устанавливается связь с делом в проекте для просмотра деталей, необходимых для его выполнения. Чтобы было понятно, о чем идет речь, приведу рисунок.

Пунктирная черная линия показывает связь между делом в списке текущего дня (слева) и делом в проекте (справа). Черная линия, представленная здесь, введена для показа связи, в реальности ее нет, а связь выполняется механизмом гиперссылки ().

Выбираются все дела из топика периодических дел для данной даты и/или дня недели, и ежедневные.

Затем отбираю дела, которые я буду выполнять в этот день, исходя из условия «неразрывности цепочки» — по одному делу из приоритетных проектов каждый день. Остальные дела добавляю в зависимости от сложности и продолжительности главных дел проектов. В итоге получаю список дел текущего дня с датой исполнения (07.11.2010).

Для случая, когда список текущих дел уже сформирован макросом, и уже сделаны различные отметки о ходе выполнении, добавляю новые задания в список дня с помощью макроса, не формируя весь список дел заново.

Регистрация процесса выполнения дел

В процессе выполнения могут возникнуть ситуации, когда по различным причинам дело не может быть закончено. В этом случае, добавляю отсрочку в поле продолжительность, и макрос включит это дело именно через столько дней, сколько было указано. Например, — в этом случае макрос включит эту задачу 10.11.2010. Дополнительную информацию о том, почему она отложена, записываю в примечание дела в проекте с тем, чтобы, когда наступит время исполнения, можно было восстановить в памяти причину невыполнения задачи и какие действия надо предпринять.

Результат работы отображается значками процента исполнения . Дополнительно для знака «выполнено» топик окрашивается в салатный цвет, что создает дополнительную мотивацию к выполнению оставшихся дел списка.

Анализ итогов дня

Этот анализ выполняется макросом. Он просматривает список дел прошедшего дня, копирует в список дел проекта процент выполнения работы и назначенную отсрочку, если они определены. Для каждой незавершенной работы рассчитывается ее статус, который показывает, как долго работа находится в списке дел для исполнения. Статус отмечается цветом фона. Чем больше продолжительность выполнения, тем фон краснее.

Перенос списка дел прошлого дня в архив

Для архивирования списков выполненных дел применяется макрос архивации. Его задача перенести список выполненных дел в карту архива месяца.

Макрос определяет — в карту архива какого месяца необходимо выполнить перенос.

Недельное планирование

Этот макрос автоматически собирает все приоритетные дела в список дел на неделю. Для каждого дела имеется ссылка на дело в проекте. По ссылке перехожу в проект, где видна вся сопутствующая информация, относящаяся к выполнению данного дела или задачи, и определяю дальнейшие действия по этой задаче: установка приоритета для выполнения на следующей неделе, изменение приоритета дела (к примеру, отложить исполнение на неделю), проанализировать причины длительной работы над задачей/делом и т.д.

Примерный вид списка дел на неделю.

Месячное планирование я не выполняю. Недельный цикл планирования обеспечивает достаточный контроль над всеми проектами.

Заключение

Технология управлением реализации поставленных целей на базе карт ММ сократила ручной непроизводительный труд практически до минимума, обеспечив безусловное исполнение как минимум трех или четырех дел из приоритетных проектов, обеспечивая реализацию идеологии достижения целей: «чтобы съесть слона, его надо разрезать на маленькие кусочки, и есть один за другим» и «не разорви цепочку».

Практическая реализация данного подхода без применения ММ достаточно трудна: очень много времени и энергии уходит на просмотр всевозможных списков дел, относящихся к проектам, на их поиск, анализ, сортировку, переписывание, выбор того, что необходимо сделать в первую очередь, а что во вторую, и постоянно будет преследовать вопрос: «А все ли я учел? Ничего не пропустил?». Не говоря уже о сложности при анализе дел за день, за неделю.

Применение макросов для автоматизации этих рутинных процедур высвобождает от 40 до 50 минут ежедневно и около 2-х часов при планировании работ на неделю вперед.

Автор статьи: Виктор Ткачук