Планирование и управление проектами в Mindmanager

Опубликовано : 10-11-2010 | В категории : Надстройки/Макросы
Приветствую размещение статьи на вашем ресурсе со ссылкой на этот блог

20

/ Эту статью прислал читатель блога Виктор Ткачук. Статья публикуется без изменений. /

Технология достижения целей с помощью ММ

Суть технологии заключается в том, чтобы обеспечить непрерывное поступательное движение по пути реализации целей. Реализовать ее на практике достаточно трудно без применения компьютерных технологий. Наиболее известные программы либо достаточно сложны для индивидуального применения, либо недостаточно гибки: необходимо изменить свой стиль работы, чтобы приспособиться к ним, что не всегда возможно и желательно.

ММ обладает необходимыми инструментами для создания удобного, на мой взгляд, инструмента управления реализацией целей. Самые полезные —  это возможность задать приоритет для топика (представляющего задачу или дело) в удобном виде рис. Приоритеты, указать процент выполнения задачи с помощью иконок прогресса Рис. Прогресс, назначить ее дату начала и/или окончания в виде рис. Дата , установить продолжительность рис. длительность , автоматически рассчитать процент выполнение задачи рис. отчет в зависимости от процента готовности подчиненных задач, снабжать задачи/дела текстовыми маркерами, например, с именем проекта рис. категория, добавлять примечания (комментарии) рис. Комментарий.

Другое полезное свойство карт ММ в том, что они могут связывать в сеть разнообразные данные, создавая единое пространство для целей, проектов, задач, дел и любой вспомогательной информации, необходимой для их выполнения или отражающей ход реализации.

Все эти свойства — это основа для создания хорошей системы управления реализацией проекта – вся информация по всем проектам и делам на одной карте и любой ее элемент доступен с одного щелчка мышкой. Имея такую систему, можно снизить уровень беспокойства по поводу того, что, что-то упущено, забыто и т.д. В любой момент вы открываете карту управления, и перед вашим взором все проекты, все планы их реализации, вся наглядная картина исполнения.

Для реализации системы управления на базе ММ мной была разработана структура данных. Она не претендует на звание единственной и непревзойденной – она лишь отражает мой личный способ реализации целей и приводится здесь для примера, а не в качестве образца.

Описание структуры данных

Основная карта, с которой я работаю в течение всего дня, это карта управления проектами.

Проекты в Mindmanager
(Перевод: “Постоянно спрашивай себя: то, над чем я именно сейчас работаю – самая ли важная задача, которой я мог бы заняться?”)

Справа – топик проектов «Списки» и топик «Домашние дела». Слева — топик дел текущего дня.

На этой карте собрана вся информация, необходимая для управления процессом реализации целей.

В топике «Списки» помещаю проекты. В них планирую дела и задачи, ведущие к достижению целей. Каждый проект относится к конкретной цели.

ментальная карта MindManager

Он представляет собой иерархию задач и дел. Задача – это то, что необходимо сделать, но еще не ясно — как и когда. А дело – это конкретная работа, которую можно выполнить непосредственно, без подготовки. Трудно провести четкую грань между задачей и делом. Так, например, написание статьи по конкретной теме может быть и задачей, и делом. Все зависит от того, есть ли у вас все необходимое, чтобы сразу приступить к ее написанию. Если есть — это дело, а если нет, то это задача.

Иногда бывает неясно, как выполнить ту или иную задачу, так как нет необходимых данных, чтобы спланировать самый быстрый путь выполнения. Для меня удобно уточнять план раз в неделю, по мере появления подходящих условий и информации.

Кроме задач и дел, в топики проектов я заношу информационные топики — топики, содержащие мысли по данной задаче для памяти. Все топики могут иметь связь с другими картами, компьютерными документами, адресами в интернете.

На рисунке ниже приведен пример содержания одного из проектов.

Проект в MindManager

Слева проект – «Строительство сайта». Топики 1 и 4 – информационные. Топики 2 и 3 – крупные задачи. Задача 2 уже выполнена (иконка) – схема сайта спроектирована. Задача «Создание сайта» находится в реализации (иконка). Аналогичную структуру имеют остальные проекты.

Для примера раскрою топик задачи «Создание сайта».

Ментальная карта в MindManager

Мне кажется, что структура проекта с входящими в него задачами и делами достаточно понятна.

Список регулярных дел («Периодические дела») отличается от структуры обычного проекта. В нем нет задач, а только конкретные дела.

Проект в Mindmanager

Его назначение  – напомнить о делах, которые надо выполнять ежедневно (*), в определенные дни недели (Воскресенье) или в определенные числа месяца (8-го,15-го).

Особое место отведено топику «Домашние дела». В нем собираются все дела, которые напрямую не относятся к реализации конкретных целей, но которые необходимо выполнять.

Описание технологии управления реализацией

Как только цель определена, для нее в топике «Списки» создаю топик проекта. Обычно, сразу выполняю предварительное планирование задач и дел, которые ясны на начальном этапе. Назначаю приоритеты дел/задач к исполнению. Обычно для проектов, не требующих срочной реализации, ставлю приоритет от 2,3,4,5 в зависимости от срочности проекта. Если проект должен начинаться сразу, то обязательно хотя бы одно из дел нового проекта должно иметь приоритет 1. Первый приоритет означает, что начинать работу надо на этой неделе: это дело или задача автоматически будут включаться в список текущих дел.

Подготовка списка дел дня.

Каждое утро (так мне удобнее) я запускаю , который просматривает все топики и собирает в список текущих дел все задачи и дела с приоритетом 1, либо с датой начала в текущий день, независимо от наличия или отсутствия приоритета 1. Сортирует список так, чтобы самые просроченные дела были вверху. Каждому делу присваивается текстовый маркер с названием проекта, устанавливается связь с делом в проекте для просмотра деталей, необходимых для его выполнения. Чтобы было понятно, о чем идет речь, приведу рисунок.

Разработка проекта в MindManager

Пунктирная черная линия показывает связь между делом в списке текущего дня (слева) и делом в проекте (справа). Черная линия, представленная здесь, введена для показа связи, в реальности ее нет, а связь выполняется механизмом гиперссылки (иконка ссылки).

Выбираются все дела из топика периодических дел для данной даты и/или дня недели, и ежедневные.

Затем отбираю дела, которые я буду выполнять в этот день, исходя из условия «неразрывности цепочки» — по одному делу из приоритетных проектов каждый день. Остальные дела добавляю в зависимости от сложности и продолжительности главных дел проектов. В итоге получаю список дел текущего дня с датой исполнения (07.11.2010).

Проект в MindManager

Для случая, когда список текущих дел уже сформирован макросом, и уже сделаны различные отметки о ходе выполнении, добавляю новые задания в список дня с помощью макроса, не формируя весь список дел заново.

Регистрация процесса выполнения дел

В процессе выполнения могут возникнуть ситуации, когда по различным причинам дело не может быть закончено. В этом случае, добавляю отсрочку в поле продолжительность, и макрос включит это дело именно через столько дней, сколько было указано. Например, рис. дата — в этом случае макрос включит эту задачу 10.11.2010. Дополнительную информацию о том, почему она отложена, записываю в примечание дела в проекте с тем, чтобы, когда наступит время исполнения, можно было восстановить в памяти причину невыполнения задачи и какие действия надо предпринять.

Результат работы отображается значками процента исполнения иконки процента. Дополнительно для знака «выполнено» рис. иконка топик окрашивается в салатный цвет, что создает дополнительную мотивацию к выполнению оставшихся дел списка.

Ментальная карта Mindmanager

Анализ итогов дня

Этот анализ выполняется макросом. Он просматривает список дел прошедшего дня, копирует в список дел проекта процент выполнения работы и назначенную отсрочку, если они определены. Для каждой незавершенной работы рассчитывается ее статус, который показывает, как долго работа находится в списке дел для исполнения. Статус отмечается цветом фона. Чем больше продолжительность выполнения, тем фон краснее.

Перенос списка дел прошлого дня в архив

Для архивирования списков выполненных дел применяется макрос архивации. Его задача перенести список выполненных дел в карту архива месяца.

Макрос определяет — в карту архива какого месяца необходимо выполнить перенос.

Проект в MindManager

Недельное планирование

Этот макрос автоматически собирает все приоритетные дела в список дел на неделю. Для каждого дела имеется ссылка на дело в проекте. По ссылке перехожу в проект, где видна вся сопутствующая информация, относящаяся к выполнению данного дела или задачи, и определяю дальнейшие действия по этой задаче: установка приоритета рис. Приоритет1 для выполнения на следующей неделе, изменение приоритета дела (к примеру, отложить исполнение на неделю), проанализировать причины длительной работы над задачей/делом и т.д.

Примерный вид списка дел на неделю.

Планирование в MindManager

Месячное планирование я не выполняю. Недельный цикл планирования обеспечивает достаточный контроль над всеми проектами.

Заключение

Технология управлением реализации поставленных целей на базе карт ММ сократила ручной непроизводительный труд практически до минимума, обеспечив безусловное исполнение как минимум трех или четырех дел из приоритетных проектов, обеспечивая реализацию идеологии достижения целей: «чтобы съесть слона, его надо разрезать на маленькие кусочки, и есть один за другим» и «не разорви цепочку».

Практическая реализация данного подхода без применения ММ достаточно трудна: очень много времени и энергии уходит на просмотр всевозможных списков дел, относящихся к проектам, на их поиск, анализ, сортировку, переписывание, выбор того, что необходимо сделать в первую очередь, а что во вторую, и постоянно будет преследовать вопрос: «А все ли я учел? Ничего не пропустил?». Не говоря уже о сложности при анализе дел за день, за неделю.

Применение макросов для автоматизации этих рутинных процедур высвобождает от 40 до 50 минут ежедневно и около 2-х часов при планировании работ на неделю вперед.

Автор статьи: Виктор Ткачук

Share
Хотите получать новые статьи сразу на свой почтовый адрес?  

Комментарии (20)

Этот Ваш макрос нехилая надстройка над mindmanager.

Соответственно вопрос: макрос писали сами?
Если да, то не подскажете среду разработки и какой-нибудь гайд-лайн по этому делу

Цитировать

Поторопился с вопросом:), макроедитор встроен в mind manager, точнее там есть целая вкладка developer, которую надо активировать через опции, туториал тоже.

Теперь mindmanager действительно можно будет настроить под себя! (как только освою vba)

Цитировать

Макросы все очень небольшие — на написание всей оснастки ушло 1-2 дня.
Документацию по объектной модели скачал с инета.

Цитировать

Кстати, большое спасибо за статью и за идею

Цитировать

Просьба к автору: а не могли бы выложить эти макросы для скачивания?

Цитировать

Если выложить все макросы, то надо выкладывать и объяснение логики их работы. В статье я не касался этих тонкостей, а описал только общий подход. Логика их работы настроена на мои предпочтения и мой способ работы. Если вы будете их использовать, то сразу возникнут вопросы типа «Почему они работают так, а не иначе?» И мне придется отвечать Вам как их подправить.
Но, если Вы программист, ранее не имевший опыта программирования в ММ, то я выкладываю ссылку на описание объектной модели ММ.
https://secure.mindjet.com/partners/devzone/7/mm7_object_model/Page3.html

Цитировать

Виктор, а может Вы все таки выложите эти макросы, для меня это то, что надо))) Да прибудет с тобой сила, джедай ММ

Цитировать

Интересная статься Виктор, я пользуюсь методикой GTD и очень успешно, вы пробовали ее применять?

Цитировать

Спасибо за оценку.
Эта методика в своей основе — упрощенная GTD. Я не такой педантичный как Дэвид Аллен: не хватает терпения регулярно заниматься переборкой всех своих обязательств.
И как мне кажется, нет единственного правильного способа, в силу того, что все мы разные и обладаем собственным набором пристрастий и привычек.
Пробуя различные методики каждый составляет собственную методику, как комбинацию из самых удобных приемов, с которыми ему удалось познакомиться.
Так и в этом подходе реализован мой собственный способ «Как быстро и эффективно достичь поставленных целей».

Цитировать

Если выложить все макросы, то надо выкладывать и объяснение логики их работы.

Виктор, а Вы все таки выложите макросы которыми пользуетесь, ну-у очень полезные вещички. Буду очень признателен за Вашу отзывчивость. ИЛИ киньте на почту pochta.x@list.ru. спасибо. жму 5 😉

Цитировать

Да, похоже я запоздал))) поезд с макросами и с Виктором уже ушел. А ведь счастье было так близко)))

Цитировать

Прошу прощения, я ответил на адрес, который был указан. Наверное, я ошибся.
Со среды начну публикацию. К сожалению, я прикинул, что смогу не больше одного-двух описаний макросов в неделю: мой главный интерес — описание идеологии создания успешного бизнеса (biznessovety.ru). Таким образом, описание 9-макросов займет 2 месяца.
Описание будет состоять из описания алгоритма макроса и описания примера его применения.

Цитировать

спасибо, Виктор, жду с нетерпением…

Цитировать

Василий у меня нет вашего email адреса, на который я буду отсылать описания макросов. Я должен подробней описать применяемую мной технологию, так как макросы» заточены» под нее.
Кроме того, мне надо знать, насколько близко вы знакомы с программированием, чтобы выбрать стиль написания комментариев к тексту макросов.
Мой email — rio_vt@atnet.ru

Цитировать

biznessovety.ru

Виктор, превосходная статья и реализация планирования!!!
Статью прочитал давно и периодически захожу сюда с надеждой увидеть новую статью с описанием макросов.
Так как программированием не владею, самостоятельные попытки разобраться с vba не были успешными.
Думаю я не один такой, который надеется и ждет;)

Цитировать

Спасибо за оценку.

Я уже подготовил презентацию в виде карты ММ, как использовать макросы в технологии управления делами. Отдал на тестирование — жду замечаний.

Думаю, что перешлю Сергею в выходные, а он уж решит, когда и в каком виде разместить презентацию и макросы на своем сайте.

Цитировать

Здравствуйте! Очень познавательная статья! А можно ли создать подобную систему для айпэда?

Цитировать

Я не знаю, работают ли макросы на Ipad. Если работают, то ни каких ограничений не должно быть. Спросите Сергея, он должен быть в курсе.

Цитировать

Всем привет. Сайт mind-manager.ru не открывается. Поделитесь макросом пожалуйста.

Цитировать

поделитесь пожалуйста макросами, которые описаны в этой статье

Цитировать

Напишите комментарий