Это, собственно, список задач. Это относится к какой-либо деятельности. Например, упорядоченный список дел. Или ход проекта. Или план действий какой-то работы, встречи, мероприятия. Или расписанный во времени план путешествия, отпуска. Или вы планируете ход тренинга, семинара. И т.д. и т.п.

То есть информация изложена последовательно, сверху вниз. Все нормально, никаких хитростей не ожидается. Дела идут по порядку, как на листе бумаге (или на экране), так и во времени. Сверху вниз = от прошлого в будущее.

Все, кто занимается “маппированием”, знают, что ментальные карты отличаются от текстов, списков, вообще от других программ, которые также занимаются отображением/управлением задачами тем, что они лихо управляются как раз с нелинейным отображением и манипуляциями с информацией. Так что первый вопрос, наверное, такой – а зачем такой процесс отображать именно картой?

Ответ простой – потому что ментальные карты, а именно электронные карты, давно перестали быть лишь инструментом отображения информации. Карта это своеобразный и очень универсальный документ, который позволяет не только собрать и организовать любую информацию, но и управлять ею. Причем управлять не только тем, что есть на экране, но также — во вполне определенном смысле – и нашим мозгом. Структурируя карту, мы структурируем работу мозга, облегчаем ему работу. Многое из того, что мы хотели бы сделать с каким-то процессом, фиксируя его, мы просто не можем сделать традиционным инструментарием – будь то Word, Outlook или даже Project.

Нам хочется что-то выделить каким-то цветом, охватить одним взглядом какую-то ветку. Натыкать ссылок. Прикрепить какие-то документы. Показать как-то, что вот это связано вот с тем. Иметь возможность очень быстро и легко изменить порядок, переструктурировать процесс. И многое другое, что запросто возможно сделать в карте, но очень затруднительно в других форматах. Короче говоря, с картой в большинстве случаев гораздо легче работать, чем с другими документами. И чем сложнее и насыщеннее то, что мы пытаемся зафиксировать (проект, план, база знаний, процесс и пр.), тем сильнее склоняется чаша весов в пользу карты. Уж очень это универсальный документ. И очень динамичный.

А линейность тут вот причем. Я видел много карт, где линейный процесс строится на стандартном шаблоне – топики идут вкруговую вокруг Центрального Топика.

Это чаще всего ничем не обосновано – для линейных процессов. И это неправильно. Это просто из-за машинальности. Делается, не думая. Такой шаблон для любой новой карты и все дела.

Мы даже не замечаем, но мозг сбит с толку. Если процесс прямой, как проспект, зачем его отображать круговой структурой? Так отображенный линейный процесс может затруднить его восприятие. И работу с ним. Линейный процесс все же лучше и отображать линейно.

И в этой статье я хотел бы дать несколько простых рекомендаций для ментальных карт, которые отображают линейный процессы.

1. Создайте новую карту. Правый клик на Центральном Топике, из контекстного меню выберите Format Topic, в появившемся диалоге выберите вкладку Subtopics Layout (макет подтопиков) и там выберите слева Right Map (правосторонняя карта). Если карта уже создана вкруговую, то она заменится на правостороннюю. После этого все главные топики будут располагаться только справа от Центрального Топика, и друг под другом сверху вниз.

2. Не забывайте, что это карта, она имеет ветки. Поэтому вполне логично объединять ряд задач в одну ветку. Весь процесс состоит, скажем, из 120 действий. И он разбивается на 6 этапов. Значит, будет 6 Главных топиков (справа, в одну линию, сверху вниз), и 6 веток. Разбейте процесс на этапы, задачи, подзадачи и т.д.

3. Добавьте всю нужную информацию, куда требуется. Заметки, ссылки, вложения, сведения о задачах: даты, ресурсы, приоритеты и т.д. Карта тем и хороша, что позволяет всунуть в документ гораздо больше, чем просто перечисление шагов.

4. Очень полезно использовать контуры (boundary), чтобы этапы (стадии, фазы, шаги) легко выхватывались одним взглядом. Нужно использовать преимущества ментальных карт!

5. Очень часто задачи в проекте (шаги в процессе, пункты в планах) как-то влияют друг на друга, зависят друг от друга. Это прекрасно можно отображать стрелками связей (Relationships).

6. Если какая-то информация не вписывается в эту линейную структуру – сделайте плавающий топик(и) в каком угодно месте на карте. На то он и плавающий. Это может быть легенда карты. Какие-то важные пояснения для работы с картой. Или какая-то информация для тех, кому понадобится эта карта. На моих картах, к примеру, очень часто можно встретить плавающий топик “Идеи”. Я туда закидываю все идеи, что приходят в голову и имеют отношение к проекту, отраженному в карте. Сразу ведь и не сообразишь, куда там в проект эта идея ляжет позже. И пригодится ли вообще. Пусть поплавает в “инкубаторе”.

Если процесс линейный по сути, то есть четко временнОй, то в таком виде он смотрится гораздо естественнее, чем если бы шел по кругу вокруг центрального топика. И воспринимается тоже проще.

Буду рад, если у вас возникнут дополнения или вопросы к вышеизложенному. Комментарии, как всегда, внизу .

Маппер – тот, кто в своей работе широко использует технику ментальных карт.

Кто “подсел” на майнд-маппинг, знает, что можно делать уйму процессов с его помощью. Делать быстрее и эффективнее. К этому привыкаешь до того, что перестаешь замечать, что ты, как “маппер”, все же несколько в другом мире, чем “консервативные” коллеги, следующие традиционным текстам, таблицам, спискам и т.п.

То, что тебе, как мапперу, кажется уже абсолютно естественным, далеко не естественно для других твоих коллег (сотрудники, подчиненные, руководство, партнеры и др. заинтересованные лица).

Это, кстати, относится не только к маппингу, а и ко многим другим деятельностям.

Если вы блоггер, к примеру, нужно иметь большое терпение, когда вас спрашивают, “А что такое блог?”. Вам кажется, что спрашиватель вообще неразвитый и некультурный человек, если такого не знает.

А если вы рекламщик, то вопрос “А что такое баннер” повергает вас в шок – неужели еще существуют динозавры, которые не знают, что такое баннер?

Ну и т.д.

И если раньше вы еще как-то осторожничали в своем “увлечении”, использовали карты только для себя, только в своей работе, то рано или поздно приходит время, когда барьер исчезает, вы настолько привыкаете к этому, это стало настолько естественным, что вы печатаете карту и передаете своему коллеге, надеясь, что он прекрасно поймет, что к чему.

А он не понимает. И другой почему-то не понимает. Кто-то все же понимает. Но не все. Или еще хуже – далеко не все. И вы думаете – то ли у меня чего-то не то, то ли другие более тупые, чем я о них думаю…

Но есть объективные причины, по которым карта далеко не всегда может сработать, когда вы ее кому-то предлагаете.

5 основных, пожалуй, такие:

1. Ваша карта неясна и запутана.
   В ней слишком много информации и она плохо организована. Обычно, когда карта делается “для себя”, то особо не заботишься, чего в нее пихаешь и как все это между собой соотносится. Много информации, которая нужна только для вас, которая уже и не актуальна, много того, что в традиционном виде называется “заметки на полях, пояснения” и пр. Вам такие пояснения, может, и понятны. Но другие вовсе не телепаты.
   Поэтому: перед тем, как предложить карту другому, уберите все лишнее, что этому другому точно не нужно. Уберите то, что поясняет что-то только для вас. Постарайтесь придать четкую структуру вашей карте. Попробуйте взглянуть на карту глазами “гуляющего по интернету”: вы открываете ссылку, попадаете на какую-то страницу какого-то сайта, и если вас за 5 сек. не зацепило то, что вы видите, вы закрываете эту страницу. Одного взгляда на карту должно быть достаточно для того, чтобы понять, для чего она и как с ней можно работать. Если нет – вы поленились, и заставляете другого тратить время попусту.
2. Ваша карта визуально слишком монотонна, скучна, однообразна.
   У всех нас время не так уж дешево. Я тоже часто использую для своих карт настройки по умолчанию. И не трачу время на их разукрашивание, красоту и пр. Если эта карта нужна лично для меня. Но если я хочу поделиться ей с другими, то – уффф – я обязан подумать о других.
   Поэтому: используйте визуальные эффекты, чтобы у карты появился “гид”. Используйте цвета для важных текстовых моментов и для того, чтобы отделить ветки друг от друга. Используйте контуры (boundary), чтобы структурировать разделы. Используйте иконки для того, чтобы глаз моментально выхватывал нужную информацию по контексту. Картинки, чтобы легко было сообразить, о чем эта ветка. Стрелки, чтобы показать отношение между двумя связанными процессами. Не засоряйте карту обильной текстовой информацией – для этого существуют заметки к топику (Notes).
3. Ваша карта слишком обща для той темы, которую от вас запрашивают.
   Вы делаете карту, в которой соединены несколько процессов. Карта сделана хорошо, структурирована, здорово визуально оформлена. И вы даете ее кому-то для прояснения того, что ему нужно. Предположим, там есть все, что ему нужно. Но, кроме этого, еще куча информации, которая его не касается. Которой он может даже не понять. Хуже еще – не понять, что здесь для него, а что не для него.
   Поэтому: в MindManager есть мощные фильтры. Удобные и быстрые. Пометьте какой-нибудь иконкой все топики, которые относятся к теме, которые нужны вашему коллеге (сотруднику, другу, ученику). Отфильтруйте по этой иконке. Если проще — пометьте иконкой топики, которые не касаются темы. И скройте их фильтром. Вот тогда и делитесь уже отфильтрованной картой. Или окрасьте все нужные топики красным цветом. И скажите коллеге, “твои топики – красные. Остальное тебя не касается”.
4. Те, с кем вы делитесь картой – вообще без понятия, что это за зверь.
   У них может быть шок от такого представления информации. Особенно, когда она представлена неправильно. Особенно, когда они очень “линейные” восприниматели (им нравится текстовый формат, списки, таблицы…). А если уж и то, и другое… швах.
   Поэтому: Абсолютно обязательно предоставить им схлопнутую (свернутую) карту. С минимумом главных топиков (3-5). Разворачивать ветку, подготовив хоть как-то, что будет дальше. Перед разворотом следующей ветки обязательно свернуть предыдущую. Все должно быть сделано точно, четко, понятно, как для ребенка. Есть и другие “меры”. Дополнительно можно прочитать здесь.
5. Вы чересчур приверженец маппинга. (даже больше, чем я )
   Я встречал уже немало людей, которые маппируют по любому поводу. “А почему вы не сделаете сайт в виде карты?”. “А почему вы не публикуете статьи на блоге в виде карты?”. Которые составляют список покупок в магазине в виде карты и распечатывают. Которые совершенно четкий перечень чего-то делают в виде карты, хотя в Word’е это будет смотреться гораздо понятнее. Которые из того, что прекрасно ложится в таблицу, делают гораздо более неудобную карту. Лишь бы карта была…
   Поэтому: ноутбук – вещь жутко удобная и для многих супер-необходимая. Им, в принципе, можно забить и гвоздь, но все же лучше воспользоваться для этого молотком!

Он “разработан” одним довольно продвинутым маппером. Разработан в кавычках, потому как сам автор говорит, что этот процесс “и ежу понятен” (is a no brainer silly little process), он очевиден – но почему-то если его “преподнести”, то сразу возникает этакое “просветление”, и ты говоришь: “блин, это же отличная стратегия!”.

На самом “высшем” уровне с ним вроде и делать то нечего, но когда начинаешь каждый уровень прояснять, то возникают интересные мысли “по поводу”.

Итак, называется он “T.A.P. процесс”.

Tap into – это набрасывать, накидывать свои мысли (хочешь, на бумагу, а хочешь – сразу в карту).

Arrange – привести в порядок, выстроить структуру, поймать логику.

Present – представить, преподнести.

Собственно, это процесс, в котором мы крутимся постоянно. Возникает какая-то проблема (или ставится какая-то задача, или задумывается какое-то дело). Начинаем перебирать все, что у нас в голове по этому делу находится. Собираем добавочную инфу – от друзей, коллег, из сети, из книг и т.д. Затем все это нужно организовать, структурировать, сделать нечто логичное. И, наконец, представить в понятном виде.

Типичная работа с проектом, да?

И, собственно, это действительно три важнейших этапа. Каждый из которых может по разному “работаться”. И, конечно, здесь всегда полезен самый подходящий инструмент для каждого этапа.

Первый этап – совершенно нелинейный, нелогичный, часто хаотичный. И обычные средства к нему плохо подходят. Из обычных лучше всего – просто лист бумаги, и чем больше, тем лучше. Из электронных средств, однако, самый лучший для этого инструмент, это, безусловно, программа-визуализатор. Такая, как MindManager, ну или любая другая этого рода. Ведь именно в такой программе можно швырять на экран топики как попало, ничуть не заботясь об их расположении. В режиме Мозгового Штурма (MindManager) и вообще заботы мало – он сам их кидает туда, куда ему лучше покажется…

Второй этап – это приведение в порядок всего того, чего накидали. И тут опять же стандартные средства (тот же Офис) подходят не очень-то. Попробуйте-ка потаскать абзацы в Worde, или ячейки в Excele, или задачи в Projecte… Неблагодарная работа… да и не шибко наглядная. А в карте топики таскаются очень даже просто, прям я бы сказал – по-человечески. Пасьянс. Тетрис.

Наконец, третий этап – тут уже нередко подходит именно формат Офиса. Подать готовую, обработанную информацию для “обычного” человека. Экспортируем карту в документ Word или в Excel или в PowerPoint и т.д. Хоть в сайт или в картинку на распечатку…

Естественно, каждый из этапов можно еще и на подэтапы разбить… чтобы был четкий алгоритм. Особенно такую разработку интересно бы сделать именно для применения с ментальными картами (в том же MindManager).

А пока что этот процесс поподробнее объясняется вот такой картой (самого автора процесса):

Заинтересовавшиеся могут скачать эту карту.

Автора карты и процесса зовут Wallace Tait, а оригинал карты находится по адресу:
http://www.biggerplate.com/mindmaps/n572522/use-the-t-a-p-process

Спасибо всем участникам семинара!!!

Очень благодарен всем за Вашу поддержку, за активность, за юмор и за то, что мужественно перенесли очень напряженный ритм семинара, на расслабляясь и не снижая интерес и внимание!

Надеюсь, до будущих встреч!

Сергей Росс.

Место проведения семинара – конференц-зал гостиницы “Звездная”.

Проводит семинар Сергей Росс – автор этого блога и сайта www.mind-manager.ru

В семинаре могут принять участие все желающие.

Стоимость семинара – 6 000 руб.

В стоимость включено:
суббота (10ч-18ч.) : завтрак + обед
воскресенье (10ч-15ч) : завтрак
русифицированные ресурсы к MindManager

Рекомендуется иметь ноутбук с установленным MindManager (здесь можно скачать пробную полнофункциональную версию на 30 дней).

Задачи семинара:

1. Ознакомиться с техникой Визуального Управления Информацией (ментальные карты)

2. Освоить программу MindManager

3. Научиться с помощью MindManager:

4. Ознакомиться со способами совместной (командной) работы с помощью MindManager

16 апреля, суббота (6 часов)

10.00-12.00Ментальные карты

Очень эффективный способ работы с любой информацией

Примеры карт (формата MindManager)

Преимущества ментальных карт для IT менеджмента

MindManager

Возможности программы

Области применения МindManager

Работа с картой – создание карты, основные приемы работы

12.00-12.30 Завтрак

12.30-14.00 Интерфейс MindManager

Самые важные функции и команды MindManager

Настройка MindManager

Интеграция с MS Office (обзор)
Outlook Project Word PowerPoint Excel

14.00-15.00Обед

15.00-16.30 Применение MindManager:

Планирование времени, проекта (+ связь с Outlook)

Управление проектами (+ связь с MS Project)

16.30-16.45 Перерыв

16.45-17.45 Что можно быстро русифицировать в MindManager

Задание на дом

17 апреля, воскресенье (4 часа)

10.00-12.00 Применение MindManager:

Подготовка «сложных» текстов и документов (+ связь с MS Word)

Сбор, обработка, организация информации (+ связь с Excel)

Презентация с помощью MindManager (+ экспорт в PowerPoint)

Подготовка встреч / мероприятий с помощью MindManager

Быстрое создание своего сайта с помощью MindManager

12.00-12.30 Завтрак

12.30-13.30Совместная работа / Сотрудничество

Мозговой штурм с помощью MindManager

Веб-сервис Catalyst (совместная работа с картами и документами в реальном времени)

Экспорт карты в различные форматы, публикация карт, пересылка карт

Печать карты

13.30-13.45 Перерыв

13.45-15.00Расширения MindManager

Макросы, Бизнес-надстройки

Примеры надстроек:
GyroQ
очень удобный оперативный помощник

PowerMarkers
мощная работа с маркерами, автоматизация работ

OPTi-Docs
работа с различными редакциями документов<

MindManager для SharePoint

организация информации с сайтов SharePoint с помощью MindManager

Вопросы-ответы

Когда вы делаете в карте ссылку на какой-то файл или на другую карту (или на топик в этой или другой карте), то эта ссылка указывает на местонахождение этого файла в компьютере (или карты — карта это тоже файл, так ведь?). Если вы с этого места этот файл передвинете, то ссылка может оказаться “битой”, то есть нерабочей.

Мы имеем два случая: (1) карты, которые ссылаются (в них есть топики, в которых стоят ссылки на какие-то файлы), и (2) карты (или файлы), НА которые ссылаются другие карты.

Ссылки могут оказаться “битыми” в обоих случаях – если мы перемещаем карты, которые имеют ссылки; и если мы перемещаем файлы, на которые ссылаются какие-то карты.

Как поступать, как делать ссылки, чтобы как можно меньше пришлось их “ремонтировать” после того, как карты или файлы перемещены?

MindManager, к сожалению, не может следить за файлами, НА которые ссылаются разные карты (если вы такой файл переместите в другое место, каким угодно способом, то ссылка на него в той карте, которая на него ссылается, непременно окажется битой), но он может следить за ссылками в тех картах, в которых они стоят. Это уже какое-то облегчение.

Поэтому ПРАВИЛО ПЕРВОЕ – всегда перемещайте карты, в которых есть ссылки на другие карты или файлы, только через сам MindManager. Это делается так: карта должна быть открыта в ММ, и вы ее сохраняете через команду Save As (в ММ8 через главную кнопку М >> Save As, в ММ9 через File >> Save As). Откроется окно проводника ММ, в нем укажите новое место этой карты, имя карты оставляете прежним. Карта сохранится в новом месте, и ее ссылки автоматически “перенастроются”.

Сложный случай — вы работаете не просто с картой, а с целым пакетом карт, например, у вас есть “центральная” карта (мастер-карта, карта-оглавление, карта-dashboard и т.д.), которая ссылается на пяток других карт. А каждая из этих карт, в свою очередь, ссылается еще на какие-то карты, а те карты еще на другие карты… теоретически может быть бесконечная “матрешка”, практически вовсе нередкий случай, когда карта может иметь 5-6 уровней вложенности.

И если вы даже через вышеупомянутое правило переместите какую-то карту в таком “комплексе” – битых ссылок почти не избежать. Эта карта, конечно, перенастроит ссылки, которые в ней есть, но она может не знать о картах, которые НА НЕЕ ссылаются в этом комплексе. И в этих картах ссылка на нее может оказаться битой, даже если вы ее переместите вышеуказанным корректным способом.

Поэтому такие комплексы карт нужно делать очень аккуратно. И хорошенько проверять, чтобы типы ссылок в картах этого комплекса были выставлены правильно. Давайте разберем эти положения.

1. Такой комплекс карт лучше делать всегда в одном каталоге. Как правило, этот пакет карт ведь всегда для чего-то. Или это проект, или это, предположим, набор карт для какого-то учебного курса (курс лекций или набор карт по определенному предмету-теме и т.п.). И вполне логично все карты, относящиеся к этому проекту, хранить в одном каталоге (в нем могут быть, естественно, разные папки, а в них другие папки и т.д.).

2. Во всех картах этого каталога ссылки на другие карты в этом каталоге должны быть обязательно относительными. Это позволит перемещать этот каталог целиком, и все ссылки в этом случае останутся рабочими. Таким образом вы легко можете скопировать каталог целиком на флешку, и перенести его на другой компьютер. Ссылки останутся рабочими.

3. Очень нередкий случай, когда в картах стоят ссылки на разные документы (не карты), которые не хочется помещать не только в этот каталог, но даже и в каталог My Maps. Все-таки этот последний потому так и называется, чтобы в нем были в основном только карты. Лично я внутри каталога Мои документы сделал специальную папку, в которую помещаю файлы, на которые ссылаюсь из карт. В этой папке у меня есть несколько других папок – Документы, Видео, Аудио и т.д. И я знаю, что здесь лежат документы, которые лучше не перемещать (!).

4. Очень часто возникает путаница, когда карта имеет ссылки в топиках на другие свои топики, либо на топики в другой карте. Происходит это из-за маленькой “залипухи” в MindManager. Многие быстро узнают, что для того, чтобы поставить ссылку на топик, вовсе не обязательно делать это “сложным” путем – через диалоговое окно ссылок, когда сначала указываешь путь к нужной карте, а потом выбираешь в ней нужный топик, опять же ища его через структуру этой карты. Ведь можно сделать это гораздо проще – кликнул на топик, на который хочешь сослаться, выбрал пункт Copy As Hyperlink (Копировать как ссылку), затем кликнул на топик, к которому нужно прикрепить эту ссылку, и выбрал Paste Hyperlink (Вставить ссылку). И ничего искать не надо. Но тут есть один капкан. Такая ссылка будет ВСЕГДА АБСОЛЮТНОЙ (даже если в диалоговом окне ссылок выбрано Relative, то есть Относительная). И если вы переместите такую карту, то она даже ссылки на свои топики уже не распознает. Запомните – ссылка через Copy As Hyperlink, когда она относится к топику – всегда АБСОЛЮТНАЯ!

Поэтому гораздо корректнее сделать это так – кликнуть на топике, и выбрать просто COPY. Или та же быстрая клавиша — Ctrl + C. И вот теперь крепите ссылку на этот топик к другому топику – через команду Paste Hyperlink. Довольно неочевидный способ, но очень быстрый и самый корректный. Теперь ссылка точно будет относительной.

5. Ну и самый надежный способ переместить какую-то сложную карту с кучей ссылок на другие карты (а те карты еще на другие карты…) и на другие файлы вообще – это команда Pack and Go во вкладке Export. Это очень “умная” команда. Первым делом она анализирует все ссылки, которые есть в карте. И делает это на заданную глубину. Назовем ее карта-1. То есть вы можете сказать – давай-ка собери мне все до 3-го уровня. Первый уровень – это ссылки в самой этой карте-1. Второй уровень это ссылки в карте, на которую ссылается карта-1. Третий уровень это ссылки в карте, на которую ссылается карта, на которую ссылается карта-1. Ну и т.д.

После этого эта команда собирает все файлы, которые она находит по этим ссылкам, в отдельную папку. Если вы, конечно, захотите (в окошке вверху видно, что вы можете выбрать это и также можете выбрать, какие именно документы собирать в эту папку). И сразу же перестраивает все нужные ссылки во всех картах уже на эту папку. После того, как соберет их все, она всю эту папку еще и “сожмет” – то есть заархивирует в zip. Пакет готов к отправке. Можно отправлять. На флешку или по email, или как хотите.

Теперь в своем новом месте этот пакет разархивируется – все файлы в наличии, все ссылки работают. Однажды я таким образом перенес систему карт с кучей перекрестных ссылок друг на друга и с кучей файлов, на которые они ссылались – всего 37 файлов. Все сделалось на 100% правильно. Представьте, если бы это пришлось делать вручную??? А потом еще и ссылки исправлять???

Ну вот вкратце так решается эта проблема… Конечно же, все равно 100% способа борьбы с битыми ссылками нет, но с опытом научаешься использовать правильные способы.

Приглашаю всех поделиться в комментариях своими находками в решении этой проблемы, своими трюками и прочими хитростями, которые вы используете, чтобы избежать битых ссылок.

Удачи!

Было у блондинки две проблемы: все время забывала, куда положила любимое кольцо с бриллиантами, и не о чем стало поговорить с подругами. И тут на ее счастье муж приобрел MindManager. Стал понемногу его осваивать. Десятилетний ребенок постоянно пытался понять, как с ним можно поиграть. Блондинка увидела красивые картинки. Муж ей объяснил, что они называются иконками. Ей понравилось. В результате, студенту, который подтягивал ребенка по математике, вменили в обязанность обучить его и MindManager. От нечего делать через плечо за всем этим наблюдала и блондинка. После недели занятий, она поняла, что, наконец, нашла решение своих проблем. Надо просто нарисовать карту, в центре ее расположить кольцо, от него провести линию к спальне, а от спальни – несколько линий: к шкатулке, тумбочке, к столику с зеркалом, перед которым она каждое утро проводила два часа. Затем ей показали, как при помощи специальной карты вызывать на ноутбуке нарисованную ей карту «бриллиантового кольца». Теперь она всегда точно знала, где искать пропажу и можно было часами обсуждать эту тему с подругами и тренироваться в рисовании столь же полезных и высокоинтеллектуальных карт, для которых, собственно, как полагает блондинка, и предназначен MindManager.

MindManager — как двигатель карьеры

Жил-был менеджер. Был на хорошем счету, но особо не выделялся. Конкурентов на продвижение было хоть отбавляй. И все, как на подбор, с дипломами MBA. Однажды Самый Главный Начальник собрал звезд компании с дипломами МВА и «до кучи» позвал нашего менеджера. Вместо привычных анекдотов и кофе Главный Начальник выложил бумаги и сказал: «Есть сложная проблема. Сам крутил ее и так и эдак. Получается – хвост вытянешь, нос увязнет. В общем, думайте до завтра.» В кулуарах сразу началось обсуждение. Ребята с МВА вспомнили матрицы McKinsey, квадраты бостонской группы, Портера, Друкера, Адизеса. Но делу ничего не помогало. Хвост и нос оставались на месте. Наш менеджер тихо покинул собрание и пошел домой. Включил компьютер, активизировал MindManager и стал думать. Обычно он его использовал для упорядочения информации, подготовки презентаций и прочего очковтирательства клиентов. Но тут менеджеру пришла в голову простая мысль: если проблему структурировать, то она превратится в задачу, а задачу можно решить. Тогда менеджер поименовал проблему и стал привычным способом ее структурировать, создавая стволы подпроблем и рисуя на них ветки факторов. Когда дело было закончено, менеджер внимательно всмотрелся в картину и отправился гулять с собакой. Пока он гулял с собакой, он четко выделил факторы, на которые повлиять можно, а на которые – нет. Когда вернулся, осталось нанести на картину последние штрихи. Он провел к решающим факторам линии действий, приводящих к их активизации, и линии действий, блокирующих отрицательные последствия его позитивных решений. После этого, за 10 минут под горячий кофе он быстро набрал искомое решение задачи, в которую превратилась проблема, и спокойно лег спать. А на следующее утро офисный менеджер стал Топ Менеджером.

К сожалению, о серьезном

Самая большая проблема людей, работающих с информацией, это ее классификация, структуризация, свертка и представление в визуальном виде. Если для корпораций существуют стоящие сотни тысяч долларов базы данных, то для индивидуальных пользователей таковых крайне мало. Значительная же часть тех, которые представлены на рынке, либо не имеют интуитивно понятного интерфейса, либо требуют знания хотя бы основ программирования. Подавляющая же часть бизнес-пользователей последним не отличается. Что же касается интерфейса, то на освоение сложного интерфейса у них просто нет времени. Кстати. Первым это понял Стив Джобс и Apple стал Apple. MindManager это единственная на рынке база данных, которая отвечает отмеченным выше требованиям. Понятно, что у MindManager много других полезных функций, например, конспектирование, с чего, собственно, и начинал Тони Бьюзен, наиболее полезно для школьников и студентов. Возможности хранения структурированного текста очень ценны для аналитиков, журналистов и писателей. А вот для владельцев бизнеса и топ-менеджеров MindManager, как персональная база данных, просто неоценимое подспорье. Тем более, что без всякого знания программирования, эту базу можно постоянно трансформировать с учетом текущих задач и, более того, для особо загруженных или въедливых создавать слоистые базы данных, где одна карта вложена в другую, а топики под иконкой могут цепляться не только в последовательности, но и организовываться как бы слоями.

Ну как-то так…

Ларина Елена.

Вот в Word можно легко вставлять звуковые комментарии. И вообще эта функция уже не так редка для разных программ. Другое дело, для чего и как ее использовать.

А можно ли в MindManager вставлять звуковые комментарии? И видео?

Естественно, можно. Ведь к топику любую ссылку можно приклеить. На какой угодно файл. В том числе на любой аудио- или видео-файл.

Другой вопрос сделать это максимально удобно и быстро. Вот давайте подумаем, как это сделать. Я предлагаю мое решение, а вы, может, еще лучше что придумали..

Начнем с аудио. На любой Windows есть программка, которая лежит в меню Пуск > Стандартные > Развлечения > Звукозапись.

Программка простенькая, но ведь и нам нужна совершенно простая вещь – просто записать свой (а или вообще все, что вокруг слышится…) голос. С чем она прекрасно справляется. Чтобы постоянно ее не искать так глубоко, можно, во-первых, сделать ее ярлык на рабочем столе Windows (правый клик, и выбрать “Создать ярлык”).

А во-вторых, просто цапануть ее мышкой и перетащить в карту, где она часто нужна. Будет вот такой топик:

Кликните на значке-динамике, и программка тут же появится:

Работать с ней исключительно просто, жмите на красную кнопку – пошла запись. Можно даже добавлять к уже сделанной записи продолжение. (В ней есть справочка русская – прочитайте, не поленитесь). Затем сохраняем запись куда-нибудь. У меня есть, например, папка Аудио в каталоге My Maps. Я туда все звуковые комментарии и складываю. После этого просто тащите мышкой этот сохраненный файл на нужный топик. Запись готова:

С видео-комментариями то же самое. Ваша веб-камера всяко имеет свою программку записи. Точно так же делайте либо ярлык на рабочем столе, либо тащите программу записи с веб-камеры в карту, куда хотите добавлять видео. Сделайте папку “Видеокомментарии” в My Maps и оттуда тащите эти файлы на нужные топики.

Итого: я могу быстро записывать звук и видео, можно сказать, прямо из карты. У меня есть две папки, куда я складирую эти записи, чтобы не искать их где попало. Из этих папок я просто тащу нужные файлы на нужные топики. По-моему, все достаточно просто и быстро.

Теперь еще мне хочется прослушивать и просматривать эти комментарии. И желательно не задействовать какие-то программы и не выскакивать из MindManager на них. Можно? Ага.

Лично у меня так и происходит – потому что у меня установлен плеер QuickTime. Это практически самый распространенный плеер. И очень удобный. И бесплатный – скачивайте, если у вас его нет. А в нашем случае он хорош еще и тем, что у него есть плагин, который позволяет просматривать медиа-файлы определенных типов прямо в браузере. Типы, которые создает “Звукозапись” (.wav) и программа записи веб-камеры (.mov) им поддерживаются.

Поэтому при клике на значки (см. картинку выше) файлов комментариев они открываются прямо во встроенном браузере MindManager:

И прямо в MindManager я могу ставить на паузу, запускать снова, регулировать звук, прогонять вперед-назад. Не отвлекаясь от самой карты. Видео также просматривается в этом же окне. Правда для него есть только две опции – поставить на паузу, и снова продолжить.

Все это хорошо тем, что практически у каждого на компьютере уже есть. Нужно только сосредоточится и все вместе “собрать”.

Ну да, теоретически остается еще один вопрос. Если такие комментарии рассыпаны по всей карте, то как бы их увидеть все вместе? Естественно, можно применить Power Filter. Вполне приличное решение. Сделать к тому же запрос (Query) и сохранить его в фильтрах. Чтобы каждый раз по новой не устанавливать.

Но лично для меня такого вопроса вообще не стоит. Потому что я уже более полугода пользуюсь офигенной надстройкой Power Markers, которая просто на все руки мастер. В данном случае я просто сделал маленькую легенду карты (с названием Медиа Комментарии), в которую добавил пару автоматических маркеров на работу со ссылками. За 2 минуты. Один настроил на отлавливание всех ссылок в карте с расширением .wav, а другой – с расширением .mov:

Теперь все вообще автоматом делается. Как только я добавляю аудио- или видео-комментарий, Power Markers тут же их “засекает”, сам ставит на такой топик нужную иконку (которые я ему определил в этой легендочке) и помещает в списки карты.

В результате в списках карты я всегда вижу все эти комментарии в одном месте и могу по клику на нужном тут же перейти на него.

Комментарий:

Купил ММ9 по рекомендации вашего сайта. Многих возможностей еще не изучил.

На работе цейтнот. Сдача очередного этапа при значительной задержке сдачи подэтапов соисполнителями. При этом руководство назначает (очень не вовремя!) весьма серьезное совещание по стратегическому развитию на ближайшие 10 (!) лет и просит подготовить доклад с  презентацией.

Обычным способом на это потребовалось бы несколько дней работы с привлечением всех своих ведущих специалистов.Из-за отсутствия временя и занятости сотрудников по сдаче этапа, рискнул сам подготовить доклад с помощью ММ9.

Практически за 2 часа подготовил доклад «Стратегия по ..». Собрал своих ведущих и показал, что получилось. Быстро развили ряд веток деталями. Несмотря на цейтнот по времени, спецы сидели как завороженные и все кидали новые предложения. Всем было интересно видеть, как на глазах рождается детальная программа по нескольким направлениям.

Утром, за пол часа до совещания, добавил еще ряд деталей и еще одну ветку по новой перспективной теме.

Доклад прошел на УРРА! Очень удобно в начале показать только главные топики, бегло пройтись по ним, а затем вернуться и детально рассмотреть каждую ветку. В зависимости от реакции зала можно прокомментировать все подтопики или же перескочить на другую ветку. Но в любом случае видно, что предыдущий вопрос тоже проработан и докладчик просто экономит время слушателей.

И что интересно, прямо на совещании при рассказе по разделу «Необходимые ресурсы» получил  разрешение на покупку нового оборудования за 15 тыс. евро (3D сканер). Уже несколько месяцев мы добивались финансирования этой покупки, а тут сами (руководство) предложили.

После совещания многие отмечали мое сообщение — как самый интересный доклад. И это все  благодаря MindManager 9 !

Считаю, что свои личные затраты на покупку ММ9 я уже скомпенсировал. Хотя все еще не сумел  установить русскую орфографию, не изучил  многих, пока скрытых для меня, возможностей ММ9.

Желаю как можно быстрее освоить ММ9, т.к. похоже, что это то, что мне нужно для дальнейшего повышения эффективности жизни в быстро меняющемся мире.

Давайте обобщим все это дело.

Мне на данном этапе моего мапперства известно о таких способах:

Центральная Карта

Это карта, которая практически ничего не имеет, кроме ссылок на другие карты, а иногда и на другие источники (веб-ссылки, текстовые файлы…).

Это как бы Проводник (тот, что в Windows, ну или Finder в Маке), но Проводник очень настраиваемый и даже в некотором смысле умный.

Очень часто Центральную Карту применяют для того, чтобы организовать вообще все накопившиеся карты. При этом все их организуют под несколькими Главными топиками. Например, Главные топики могут быть: Рабочие проекты, Личные проекты, На сортировку, Галерея карт и т.д.

Затем идут Топики: Рабочие проекты – топики по каждому проекту. Личные проекты – могут быть топики: здоровье, спорт, семья и т.д. Дальше топики структурируются в подтопиках.

Тут (как и для большинства других карт) работает правило 7/3. Кстати, запомните его очень хорошо (если, конечно, еще не слышали о нем), поскольку оно очень сильно способствует максимальной эффективности… и не только для картостроения.

• Правило 7/3 (семь объектов / три клика)

• 7 – это максимальное количество объектов, охватываемое одним взглядом. В данном случае лучше не делать больше 7 Главных топиков. И не делать больше 7 топиков в каждом Главном топике. И не делать больше 7 подтопиков для каждого топика.
• Это правило очень глобально, и исследовано с разных сторон и в разных рабочих ситуациях, и лучше ему верить и применять, чем не знать… или знать, но не соблюдать.
• 3 – это количество кликов для нахождения желаемого объекта. Автоматически это также означает, что в карте нежелательно делать более трех уровней (Главный топик – Топик – Подтопик). Больше трех кликов – чаще всего непродуманная структура.

Безусловно, “правила придумываются для того, чтобы их не соблюдать”. Но не соблюдайте это правило очень грамотно! Только с четко обоснованным объяснением (самому себе) – почему в этом топике ну никак не избежать включение 25 подтопиков… И почему не хватает 3 уровней для какой-то ветки, и нужны еще “веточки”. Иначе не будет вам радости от Центральной Карты.

Центральная Карта применяется как “Самая Центральная” (как описано выше), так и для больших проектов, которые содержат много (10-20 и более) карт. Тогда из Самой Центральной карты, из нужного топика (название проекта) делается просто ссылка на эту Центральную карту проекта.

В Центральной карте нередко можно встретить Умный Фрагмент, в который включают папку My Maps. Мои личные “исследования”, как это лучше сделать, см. здесь.

Следом по значимости идет

Мастер Карта

Это карта, которая организует большой проект. Таким проектом может быть что угодно: вообще вся ваша жизнь, учеба в университете, или конкретный предмет курса, или именно проект (создание сайта, создание фирмы, запуск продукта, работа с клиентами), или организация сложной информации и т.д.

Главные топики в Мастер Карте могут быть даже такими же, как в Центральной карте. Но если ЦК организует Карты (и другие файлы), то МК организует Действия. Разбитые на Подпроекты. Если в ЦК Главный топик это (почти всегда) фактически Папка, то в МК Главный топик это чаще всего Подпроект. Либо это может быть топик со справочной информацией, либо топик Контактов, где хранятся все нужные контакты именно для этого проекта. И т.д.

Более подробно о Мастер Карте можно прочитать в статье “Мастер Карта управляет информацией”.

Еще один “высокий” уровень картирования -

Тематическая Карта

Это такой организованный склад информации, которую вы собираете по определенной теме. Чаще всего служит для сбора информации с самого начала изучения какого-то предмета. Такая карта гораздо эффективнее, чем собирать отовсюду источники, в которых затрагиваются разные темы этого предмета. А потом их организовывать… пусть даже с помощью ментальной карты. Почему? А подробно описано вот в этой статье.

И, наконец, есть еще такие специфические карты, которые называются

Dashboards

а на русском четкого определения для них еще вообще нет. Я пока перевожу это официально как “Панель управления”. А неофициально эти панели обзываю Дашами. Поскольку dashboard мне больше всего напоминает замечательную, умную, расторопную, очень понятливую и быструю секретаршу. Вот я ею и называю Даша . Вообще этот термин крепко вошел в лексикон мапперов после того, как компания Gyronix соорудила великолепную надстройку к MindManager, которая называется ResultManager (ох, когда ж я о ней расскажу поподробнее “по многочисленным просьбам” блогочитателей? Пока что слегка можете прочитать о ней здесь).

Вообще Даша служит для того, чтобы организовать себя (свою работу) в каком-то определенном контексте. Например, карта-план сегодняшнего дня – типичная Даша. Или план на неделю. Или карта-обзор – например, вы соорудили карту, которую запускаете каждую пятницу, для того, чтобы она вас четко провела по тем вопросам, которые вам нужно обмозговать на предстоящую неделю. Чтобы ничего важного не пропустить. Или карта по сотрудникам – чтобы контролировать их работу. Или карта по встречам на этот месяц.

Как правило, такие Даш-карты должны быть динамичными. Поскольку они собирают информацию либо во временном контексте (план на день, на неделю), либо в контексте деятельности (работа в офисе, работа за компьютером, встречи…). Динамичность организуется разными способами (функция напоминаний-будильников, проставление дат в Task Info, функция автоматизации задач в MindManager, выставление ресурсов, категорий, четкое определение иконок и т.д.).

Но самый лучший “управляющий по секретаршам” – безусловно, ResultManager. Он вам поможет “нанять” Дашу с очень четкими, конкретными задачами. Фактически он сделает вам карту по любому алгоритму. Например, я размышляю: мне нужно выяснить, какие у меня планы на 6-11 мая, что я обязан сделать или закончить в эти дни. Какие у меня встречи назначены и т.п. Потому что мне засветила выгодная сделка, а для нее мне нужно эти дни освободить. А у меня, между прочим, 14 карт задействованы в моей работе. Все пересматривать – уффф. Вот я и говорю Даше – дай-ка мне все мои встречи и дела на эти дни. И сразу рассортируй их по важности и по людям, которые также в этих делах и встречах участвуют.

В результате через N минут (зависит от количества и объемности карт) я получаю карту, в которой собраны из всех моих 14 карт все мои дела на эти даты, все встречи и все коллеги, с которыми я в эти дни контактирую по работе. Теперь мне гораздо легче “освободить” меня на эти дни, сделегировав часть моих работ, выполнив другую часть из них до, и перенеся другую часть на после.

Ну и завершу я обзор картой, которая тоже очень важна для “делового” человека (= не разгильдяя ) – это

Карта Ежедневник

Нет, это вовсе не список ваших дел на сегодня. Это “дежурная” карта, в которую вы заносите все, что вам приходит в голову во время работы — но лучше бы вам не отвлекаться от этой работы, ища и открывая нужную карту, куда эту мысль (идею, вспомнившийся звонок, который обязательно нужно сделать завтра, какую-то задачку, которую обязательно нужно добавить в такой-то проект, и т.п.) надо запихнуть, пока она не забылась.

Такая карта постоянно дежурит у вас в MindManager, и вы все проносящееся в вашей голове кидаете в нее. А в конце дня ее открываете, и вдумчиво и аккуратно все куда надо распределяете.

По аналогии с почтой, такую карту также можно назвать “Входящие”.

Ну, конечно же, как тут не упомянуть о еще одной разработке компании Gyronix, которая называется GyroQ, и которая просто фантастически удобно справляется с такой задачей. Автоматизируя этот процесс самым удобным способом. К тому же ей даже не требуется, чтобы MindManager был запущен. Он запустится тогда, когда вы захотите наконец-то в конце дня разобраться с накопленными за день мыслями, что проносились в вашей голове, и которые вы кидали в “накопитель” этой программки. Она сама откроет ММ, сама откроет ваш Ежедневник, и перекинет в него все из накопителя, причем рассортировав, как надо. Кто еще не читал о ней, прочитайте обязательно.

Конечно же, все эти “метод-карты” можно перевязать между собой. И, конечно, есть еще другие интересные методы. Но, думаю, это уже тема не для статьи в блоге, а для целой книжки!

Кто не знает – Центральная карта это карта, которая состоит сплошь из ссылок на другие карты и файлы вообще (если нужно). Это такой Проводник. Или Навигатор. Который я могу организовать как угодно, по моему вкусу. Вообще это базовая карта для всякого уважающего себя маппера. Можете почитать подробнее на блоге – введите в поисковом окошке “Центральная карта”.

И вот, разбирая мою папку My Maps, я задумался над таким вопросом – файлы в ней часто меняются – одни добавляются, другие исчезают. Как бы мне отследить эти изменения? Причем меня не волнуют те карты, которые удаляются. Но волнуют новые – хочу быстро обнаруживать, скажем, раз в неделю (или в 2 недели), какие файлы добавились. Чтобы определить им место в Центральной карте.

Итак, первое, что приходит в голову – сделать топик My Maps, и к нему прикрепить Умный Фрагмент (подробнее об Умных Фрагментах – в блоге! Опять через окошко поиска, ага). Заходим в панель Map Parts, открываем там File Explorer, и кликаем на нужном Фрагменте. Лично я сделал два подтопика от топика My Maps – один для папок, другой для файлов. Мне так удобнее.

Это значит, что  теперь я имею все файлы из папки My Maps прикрепленными к топику My Maps-Файлы (и все папки в топике My Maps-папки). И эти топики Умные у меня теперь. Поскольку я в любой момент могу выбрать умный топик и нажать F5 – при этом вся информация по файлам обновится. (Также проходит обновление умных топиков при открытии карты). Это замечательно. Но…( Хмм… вот почему всегда обязательно, блин, есть но…? Наверно, это один из главных жизненных законов ).

Но мне не нравится, что в этом Умном топике у меня все вперемежку. Ну по алфавиту, конечно. Но у меня там (и именно там им место) есть еще текстовые файлы, всякие бекапные файлы, макросы и т.д. И алфавит меня не устраивает. Это раз. А во вторых – вопрос остается прежним: как бы сделать так, чтобы при обновлении я в момент увидел новые файлы, которые добавились?

Задачка оказалась не шибко сложной. В опциях сортировки (на Ленте во вкладке Format) кроме алфавитно-цифровой сортировки есть еще сортировка топиков по значку “Процент выполнения” и по  значкам Приоритетов. Вот последнее мне как раз и нужно. Есть 9 приоритетов – этого должно хватить почти на любой вкус. Приоритет 1, конечно же, для карт. Ставлю на все топики со ссылкой на карты значок Приоритета 1. Приоритет 2 – тесктовые файлы. 3 – Макросы… ну и т.д. Последний, 9-й, для бекапных файлов. Они меня вообще не волнуют. Ну а предпоследний, 8-й, для “Разное”.

Кстати, если подряд идет 10 однотипных файлов – вовсе не обязательно на каждый из них ставить иконку. Проще выбрать их все и кликнуть на иконке – она приклеится ко всем сразу.

Вот теперь самая пора отсортировать их. Выбираю умный топик My Maps, захожу в Format, затем стрелочка на Sort >> Sort Options… Выбираю Task Priority и кликаю ОК. Бжжжж… топики выстроились как надо! По приоритетам (понимай – по расширениям), а внутри них – по алфавиту. Yes! То, что и требовалось.

Теперь вторая часть задачи. Сооружаю для пробы новую карту. Опять выбираю топик My Maps и кликаю F5. Где у меня новая карта добавилась? В самый низ этого списка. Уррря. Значит, когда я через неделю щелкну на F5, я увижу снизу все новые карты (еще без приоритетов, к тому же), нужные легко будет назначить в нужный топик Центральной карты.

Предположим, я их обработал, и теперь мне их нужно встроить в мой Умный топик там, где они должны быть – карты к картам, другие файлы – к их типу. Да легко! Выставляю на каждый новый файл нужный приоритет (= тип файла) и щелкаю снова… Sort >> Sort Options >> Task Priority…? Нет, таким образом файл улетит в свою группу, но по алфавиту не станет в ней. Снизу приклеится. Перетаскивать вручную? Фииииии… Выход опять же простой. Сначала все отсортировать по алфавиту (то есть просто кликнуть кнопку Sort), а следом сразу же Sort >> Sort Options >> Task Priority. Yes! Все как надо! И по типу, и по алфавиту внутри типа.

Таким макаром я четко и легко контролирую все новые файлы в папке My Maps, и вижу очень хорошую картину их расположения в этой папке.

Стоит ли еще добавлять, что такой метод можно применить к любой папке на вашем компьютере – особенно в которой вы всегда путаетесь…

Удачи!